Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer
Bilag

Formål

At understøtte hospitalets nedetids-system og at personalet har kendskab til nedetids-systemet og nedetidsrapporter.

Målgrupper og anvendelsesområde

Hospitalets beredskabsorganisation og den udpegede nedetids-koordinator samt afdelingsledelser.

Definitioner

SP: Sundhedsplatformen

SP Nedetids-systemerne: SP Nedetids-Læs, SP Nedetids-Web, SP Nedetids-PC

Nedetids-koordinator: En eller flere personer udpeget af hospitalet, som fungerer som bindeled mellem SP Nedetids-systemer og hospitalet. Nedetids-koordinatoren er forankret i hospitalets beredskabskomité/beredskabsudvalg.

Nedetids-rapport: Rapporter med kliniske data.

Fremgangsmåde

1. Hvornår er hospitalet i en nedetids-situation (jf. Action Card K.1.)

Det er hospitalsdirektionen, hospitalets kriseledelse eller AKC (Akut Koordinations Center), der beslutter om hospitalet er i en nedetids-situation, hvor man skal anvende Sundhedsplatformens nedetids-systemer.

Hospitalet er i en nedetids-situation, hvis der ikke er stabil adgang til Sundhedsplatformens funktionaliteter. En nedetids-situation kan berøre hele eller dele af hospitalet, og derfor kan det besluttes, at hele eller kun dele af hospitalet skal anvende nedetids-systemerne.

Beslutning om at gå på nedetids-systemer sker i dialog med CIMT.

Under nedetid kan personalet orientere sig i Action card - se Action cards ved nedetid i Sundhedsplatformen- LINKS til, der vejleder ift.

valg af nedetidssystem (Nedetids-Læs (SP1), Nedetids-web (SP2) eller Nedetids-PC (SP3)),
metode til login,
dokumentation under nedetid - se Nedetidsskemaer - ved nedetid i Sundhedsplatformen samt
efterdokumentation.

2. Planlagte nedetids-situationer

Forud for planlagte nedetids-perioder bliver hospitalet informeret af CIMT/SP. Informationen vil indeholde opfordring om at personalet forud for nedetids-perioden tjekker efter, hvordan man tilgår Nedetids-systemerne.

3. Uddannelse af personale

Hospitalet skal sikre, at personalet har kendskab til Sundhedsplatformens nedetids-systemer, således at personalet i en varslet og uvarslet nedetids-situation kan reagere hensigtsmæssigt.

Herunder:

Ved hvor afsnittets action cards er placeret - se også Action cards ved nedetid i Sundhedsplatformen- LINKS til.
Ved hvor afsnittets nedetids-skemaer er placeret – se også Nedetidsskemaer - ved nedetid i Sundhedsplatformen
Ved hvor afsnittets nedetids-kuverter med passwords er placeret.
Ved hvor afsnittets Nedetids-PC er placeret.
Kunne skelne mellem de tre nedetids-systemer: Nedetids-Læs, Nedetids-Web og Nedetids-PC.
Ved hvordan man får adgang til nedetids-rapporterne på Nedetids-web på afdelingens pc’er.
Ved hvordan man får adgang til nedetids-rapporterne på Nedetids-PC.

4. Kontrol af nedetids-systemerne

Hospitalet skal:

Kontrollere at Nedetids-PC er tydeligt mærket
Kontrollere at printerne, der skal anvendes ved printning af nedetids-rapporter, har kabler til nedetids-pc’er (mærket med rød label).
Gennemføre kontrol af nedetids-systemerne. Her må anvendes nedetids passwords fra kuverter, såfremt ledelsen har godkendt det.
Sikre at afdelingens action cards indeholder korrekte oplysninger.
Sikre at afdelingens mappe/kasse med nedetids-skemaer er opdateret - se Nedetidsskemaer - ved nedetid i Sundhedsplatformen

Afsnittet hvorpå nedetids-pc’er er placeret gennemfører kontrollen mindst en gang i kvartalet.

Det er hospitalets ansvar at sikre, at denne kontrol bliver gennemført.

Til kontrol kan anvendes audit-skemaet - se bilag 2.

Ved fejl på Nedetids-PC oprettes sag til CIMT.

CIMT overvåger løbende om server leverer data fra Sundhedsplatformen til nedetids-systemerne, og om Nedetids-PC’erne modtager rapporter.

5. Beredskabsøvelse

Hospitalet skal planlægge egentlige beredskabsøvelser for at sikre, at systemer og processer ved en nedetids-situation fungerer tilfredsstillende. Beredskabsøvelser gennemføres med 6 måneders interval eller 6 måneder efter seneste virkelig nedetids-periode. Virkelige nedetids-perioder kan erstatte beredskabsøvelser, hvis disse evalueres.

Designet af beredskabsøvelsen og tidspunkt for gennemførelsen sker sammen med CIMT og andre relevante aktører.

6. Action Card

Hospitalet er ansvarlig for, at

alle hospitalets action cards er tilgængelige på eget intranet - se Action cards ved nedetid i Sundhedsplatformen- LINKS til
relevante action cards er tilgængelige i fysisk form på alle relevante afsnit.
der er tilføjet lokalt specifikke informationer til action cards jf. bilag 1.
action cards bliver udskiftet/tilpasset ved revision. Hvis hospitalet ændrer intranet-adressen, hvor action cards er placeret, skal CIMT informeres.

Hospitalet varetager selv dokumentstyring af alle action cards således, at det er de sidst opdaterede, der er tilgængelige.

Hospitalet distribuerer action cards på eget hospital således, at der er printede versioner af action cards på alle afsnit.

Det er ikke tilladt at ændre design af eller indholdet i action cards, med undtagelse af de action cards, hvor det er præciseret, at der skal være lokale tilføjelser.

Ved ændringer i fællesindhold i action cards vil hospitalets beredskabskomite blive orienteret. Regionale action cards er tilgængelige i en lukket fællesmappe på det regionale R-drev med titlen ”SP-Nedetidssystem”. Hospitalets beredskabsudvalg/nedetids-koordinator har adgang til mappen. Ændringer i hvem der skal have adgang til mappen, sker ved oprettelse af sag til CIMT.

7. Nedetids-skemaer

Hospitalsdirektionen er ansvarlig for at:

relevante nedetids-skemaer er tilgængelige i et antal, som gør det muligt for afsnittet at dokumentere på papir i op til 24 timer
afsnittet sikrer, at nye nedetids-skemaer bliver oprettet umiddelbart efter en nedetids-periode
afsnittene har relevante lokalt udarbejdede nedetids-skemaer for de områder, hvor der ikke er regionale standard nedetids-skemaer
afsnittene har nød-skemaer til brug for relevante parakliniske undersøgelser.

Nedetids-skemaer er tilgængelige på VIP, og kan også rekvireres via regionens bestillingssystem - se Nedetidsskemaer - ved nedetid i Sundhedsplatformen

8. Nedetidsrapporter

I nedetidssystemerne Nedetids-web (SP2, orange) og Nedetids-PC (SP3, rød) er der adgang til nedetids-rapporter med udvalgte kliniske data.

Der er forskellige nedetids-rapporter alt afhængig hvilke afsnit man tilgår. Nedetids-rapporterne opdateres vanligvis én gang i timen – hyppigere for akutmodtagelser og sjældnere for ambulatorier. Se Action Card K.2.4.

Ved fejl i nedetids-rapporterne oprettes en sag til CIMT. Ved forslag til forbedringer skal oprettes en sag til CIMT med beskrivelse af ændringsønsket.

Detaljeret beskrivelse af indholdet i nedetids-rapporterne fremgår af bilag 5-15.

9. Oprettelse af Nedetids-PC

Ønske om at oprette Nedetids-PC skal godkendes af hospitalets direktion.

Kravene til Nedetids-PC'er fremgår af dokumentet "Krav til Nedetid-PC'er".

Ved udpegning af ny Nedetids-PC kan CIMT OnSite inddrages mhp. sikring af at pc'en overholder tekniske krav.

Hospitalets samlede antal Nedetids-PC’er må ikke overstige 150 pr. matrikel. For Rigshospitalet, Blegdamsvej dog max 300.

Store ændringer i antallet af Nedetids-PC’ere skal ske med inddragelse af CIMT.

Ved oprettelse af Nedetids-PC oprettes sag til CIMT, der indeholder information om:

PC-nummer
Placering af pc'en (afsnit og rum-nr.)
Hvilke afsnit skal kunne ses på Nedetids-PC'en
Placering af printer (afsnit og rum-nr.)
Kontaktperson
Godkendende leder

10. Nedlæggelse af Nedetids-PC

Ønske om nedlæggelse af Nedetids-PC skal godkendes af hospitalets direktion.

Inden nedlæggelsen skal man sikre at afsnittet, hvor pc’en der skal nedlægges, er opsat, er dækket ind af mindst en anden Nedetids-PC. Hvis ikke, skal der oprettes en ny Nedetids-PC forinden.

Ved nedlæggelse af Nedetids-PC oprettes sag til CIMT, der indeholder information om:

PC-nummer
Placering af PC'en (afsnit og rum-nr.)
Kontaktperson
Godkendende leder.

11. Nedetids-kuverter med brugernavne/password til brug ifm. Nedetids-Web og Nedetids-PC

Hospitalet skal sikre tilstrækkeligt med konvolutter med nedetids-log in og -password.

Antallet skal dække 24 timers forbrug således, at hver medarbejder kan få eget nedetids-log in og -password.

Hospitalet skal sikre at distribuere nedetids-kuverter således, at de er tilgængelige for personalet.

Hospitalet har ansvar for at sikre, at kuverterne opbevares forsvarligt, således at de ikke bortkommer.

Efter brug skal passwords destrueres forsvarligt.

Password må kun anvendes i situationer, hvor afsnittet/hospitalet er i en nedetids-situation eller ved planlagte øvelser og test.

Med faste intervaller laver CIMT udtræk af log og sikrer, at anvendte brugernavne/passwords bliver deaktiveret.

12. Nye nedetids-kuverter med password

Nye nedetids-kuverter med passwords rekvireres ved oprettelse af sag til CIMT. Det er kun hospitalets beredskabsudvalg/nedetids-koordinator eller personer, der arbejder med deres samtykke, der kan rekvirere nedetids-kuverter med passwords.

I sagen skal oplyses om:

Hospital
Antal (minimum 200 stk.)
Leveringsadresse og navn på modtager

13. Opbevaring af signerings-lister

Ved udlevering af nedetids-kuverter med password skal modtageren signere for modtagelse. Signeringslisterne, der opbevares sammen med nedetids-kuverterne, skal opbevares af hospitalet i mindst 6 måneder efter sidste login-dato.

Listerne udfyldes lokalt og indsamles centralt, hvor de opbevares. Af kvitteringslisterne fremgår stedet for opbevaringen på hospitalet.

14. Flytning af nedetidspc’er

Ved flytning af enkelte eller flere nedetidspc’er, se venligst bilag 3, som er en beskrivelse af flytningsproceduren.

Det er kun hospitalets beredskabsudvalg/nedetids-koordinator eller personer, der arbejder med deres samtykke, der kan aktivere processen for flytning af nedetidspc’erne.

Ved flytning af nedetidspc'er indenfor samme afsnit (fra et rum til et andet), kan brugeren oprette en sag uden inddragelse af nedetidskoordinator.

Tilbage til top

Ansvar og organisering

Sygehusledelser/hospitalsdirektioner er ansvarlige for:
- at sikre, at opgaver forbundet med nedetids-situationer er placeret, herunder i hospitalets beredskabskomite/beredskabsudvalg og hos den udpegede nedetids-koordinator.
- Distribuering af vejledningen.
Center, afdelingsledelser- og klinikledelser er ansvarlige for implementering og for, hvor relevant, at der indsættes lokale tilføjelser.

Tilbage til top