Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag
Genvej til indhold
- Medarbejderudviklingssamtalen (MUS)
- Organisering, afvikling og dokumentation af MUS
- Indhold i MUS
- Afslutning og opfølgning på MUS
- Bilag
- Bilag 1 Supplerende regler for MUS for kliniske professorer
- Bilag 2 Forslag til skema til stillingsbeskrivelse
- Bilag 3 Eksempel på aftaleskema til dokumentation for MUS og kvalifikationsevaluering for medarbejdere med selvstændigt behandlingsansvar
- Bilag 4 Eksempel på aftaleskema til dokumentation for MUS og kvalifikationsevaluering for alle medarbejdere
Formål
Det fremgår af Region Hovedstadens personalepolitik, at alle ledere og medarbejdere i Region Hovedstaden skal have en årlig udviklingssamtale - se Personalepolitik for Region Hovedstaden
Vejledningen fastsætter krav til indhold i og gennemførelse af en årlig medarbejderudviklingssamtale (herefter MUS), anvendelse af stillingsbeskrivelser samt kvalifikationsevaluering for de nedenfor omtalte målgrupper.
Formålet med MUS er – gennem en åben og kvalificeret dialog mellem medarbejder og leder – at:
- evaluere medarbejderens indsats og arbejdsbetingelser i det forløbne år
- leder og medarbejder gensidigt vurderer samarbejdet
- drøfte mål og arbejdsopgaver for det kommende år
- afdække medarbejderens ressourcer, behov og ønsker for udvikling
- afstemme medarbejderens ønsker om udvikling med afsnittets/klinikkens/afdelingens/centrets strategier, mål og behov for kompetencer og kvalifikationer
- foretage en kvalifikationsevaluering af medarbejderens kvalifikationer og kompetencer i relation til den aktuelle stillingsbeskrivelse
Målgrupper og anvendelsesområde
Vejledningen er gældende for ledere og medarbejdere på alle Region Hovedstadens hospitaler (inkl. psykiatrien) og Akutberedskabet.
Studerende og elever: Der skal ikke afholdes MUS med studerende og elever i regionens virksomheder, såfremt de i forvejen er dækket af deres uddannelsesordning og vejledersystem. For studerende og elever kan uddannelsesprogrammet erstatte stillingsbeskrivelsen.
Læger i uddannelsesstillinger: Der skal ikke afholdes MUS med læger i uddannelsesstillinger, da de løbende har evalueringssamtaler under uddannelsesforløbet, der erstatter MUS. Stillingsbeskrivelse skal ikke udarbejdes for læger i uddannelsesstillinger.
Definitioner
MUS: En planlagt og målrettet samtale mellem leder og medarbejder om nuværende og fremtidige karrieremål, herunder kompetenceudvikling og arbejdsopgaver. MUS tager udgangspunkt i virksomhedens strategier og mål samt medarbejderens udviklingsbehov og ønsker.
Funktionsbeskrivelse: Betegnelsen anvendes i denne sammenhæng i forbindelse med frivillige, der ikke har en stilling ved Region Hovedstaden, men som varetager en funktion. Funktionsbeskrivelsen fastlægger de opgaver og funktioner mv. som frivillige må varetage.
Stillingsbeskrivelse: Fastlæggelse af en stillings indhold. Den beskriver de obligatoriske, ønskede og øvrige kvalifikationer og kompetencer samt opgaver og ansvarsforhold, der er knyttet til stillingen.
Kvalifikationsevalueringen: Evaluering af medarbejderens kvalifikationer og kompetencer i relation til den aktuelle stillingsbeskrivelse.
Ledelsesevaluering (LUS): Evaluering af den enkelte leder på baggrund af indsamlede data fra respektive medarbejdere, nærmeste chef og eventuelt chefkollegaer.
Personalesag: En sag, som oprettes ved ansættelsen, og på hvilken der løbende lægges oplysninger om den enkelte medarbejders ansættelsesforhold, kvalifikationer, resultater af evalueringer, beskrivelse af karriereforløb m.v. Personalesagen er elektronisk.
Fremgangsmåde
1. Medarbejderudviklingssamtalen (MUS)
MUS afholdes årligt og er et væsentligt redskab i forhold til udvikling af den enkelte medarbejder og af hele medarbejderstaben i relation til virksomhedens strategi og mål. Der skal afholdes MUS med alle ledere og medarbejdere.
Det er lederens ansvar at indkalde til samtalen og sikre, at den bliver gennemført minimum én gang om året. Den enkelte leders opgave vedrørende personaleledelse og personalevurdering i det daglige erstattes ikke ved afholdelse af en MUS.
En MUS kan forberedes og gennemføres på flere forskellige måder. De enkelte virksomheders administrative enheder kan være behjælpelig med rådgivning og materiale.
2. Organisering, afvikling og dokumentation af MUS
Den enkelte virksomhed udarbejder materiale til brug for leders og medarbejders forberedelse til og afholdelse af MUS.
Indholdet af MUS er fortroligt.
Gennemførelsen af MUS dokumenteres i den elektroniske personalesag. Til det formål anvendes lokalt MUS skema. I Bilag 3 og 4 kan ses eksempler på aftaleskemaer til dokumentation for foretaget MUS og kvalifikationsevaluering.
3. Indhold i samtalen
MUS omfatter en gensidig vurdering af det fælles samarbejde og en drøftelse af medarbejderens udvikling det kommende år.
For kliniske professorer indgår endvidere nærmeste leder fra Københavns Universitet (se Bilag 1 Supplerende regler for MUS for kliniske professorer).
Følgende elementer indgår i MUS:
- En opfølgning på sidste års MUS-aftaler, herunder en vurdering af om aftalte ændringer er gennemført, en status på hvordan samarbejdet har udviklet sig, og hvordan det er gået med at udføre arbejdsopgaverne.
- Kvalifikationsevaluering.
- En drøftelse af medarbejderens opgaver i det kommende år og behov for uddannelse og udvikling.
- Vurdering af behovet for justering af stillingsbeskrivelsen.
- For overlæger og afdelingslæger endvidere også opdatering af oplysninger vedr. bibeskæftigelse jf. Bibeskæftigelse for læger - oplysningspligt.
- Såfremt der er gennemført en ledelsesevaluering, indgår dette materiale i lederens MUS med egen chef.
- Status på diverse obligatoriske uddannelser (brand, hjertestop, håndhygiejne, gennemført E-learning om informationssikkerhed og databeskyttelse mv.).
3.1. Stillingsbeskrivelse
Ledere og medarbejdere i lønnede ansættelser i Region Hovedstaden
Alle ledere og medarbejdere i lønnede ansættelser i Region Hovedstadens virksomheder skal have en fyldestgørende og klar beskrivelse i form af en stillingsbeskrivelse med angivelse af hvilke ansvarsområder, opgaver samt kompetence- og uddannelseskrav, der er knyttet til den enkelte stilling.
Alle stillingsbeskrivelser skal udvikles og revurderes i takt med organisationens behov for nye funktioner, nye arbejdsopgaver og/eller ændrede ansvars- og kompetenceforhold.
Den enkelte stillingsbeskrivelse er en del af de samlede kvalifikationer og kompetencer, som en afdeling, center, afsnit eller klinik har behov for. De samlede stillingsbeskrivelser skal derfor afspejle det samlede kvalifikationsbehov i virksomheden i forhold til mål, målsætninger og visioner.
Der udarbejdes en stillingsbeskrivelse for hver stilling. Ved stillling på flere afdelinger/centre/virksomheder skal der foreligge en stillingsbeskrivelse for hvert tjenestested. Dette kan f.eks. gøre sig gældende for professorer og personale i udefunktioner (se forslag til indhold i stillingsbeskrivelse i Bilag 2)
Stillingsbeskrivelsen skal indeholde følgende elementer:
- Stillingsbetegnelse
- Organisatorisk placering (f.eks. hvem stillingen refererer til, evt. samarbejdspartnere mv.)
- Ansvarsområder (dvs. klar og detaljeret beskrivelse af stillingens ansvarsområde og beslutningsmulighed)
- Opgaver (dvs. omfanget og typer af arbejdsopgaver, som generelt og aktuelt er knyttet til stillingen)
- Kompetence- og uddannelseskrav (dvs. grund- og videreuddannelser, autorisationer, erfaringer inkl. konkrete kvalifikationer og kompetencer, som stillingen og arbejdet forudsætter, og som den ansatte samt en ny ansøger til stillingen, vurderes efter).
En stillingsbeskrivelse skal beskrive alle obligatoriske kvalifikationer og kompetencer med udgangspunkt i de krav, der stilles til arbejdets udførelse. Det skal ud fra stillingsbeskrivelsen være muligt at foretage en konkret og eksplicit vurdering af medarbejderens kvalifikationer og kompetencer.
Det bør løbende vurderes, om der er behov for at justere stillingsbeskrivelsen på andre tidspunkter end ved MUS. Dette er for eksempel relevant, hvis der sker væsentlige ændringer i medarbejderens stillingsindhold.
Særlig om stillingsbeskrivelser til ledere
Der skal være særlig opmærksomhed på at beskrive det ansvar, som hviler på den enkelte leder med hensyn til personaleledelse, arbejdsmiljø, ledelse af den daglige drift, informationsforpligtelser, ansvar for gennemførelse af og opfølgning på medarbejderudviklingssamtaler m.v.
Forslag til skema til stillingsbeskrivelse (se Bilag 2) kan benyttes ved revision af eksisterende stillingsbeskrivelser og ved udarbejdelse af nye.
Frivillige: Der skal være en detaljeret funktionsbeskrivelse for de opgaver og funktioner, som denne gruppe må varetage.
Dokumentation i personalesagen
Den aktuelle stillingsbeskrivelse skal være tilgængelig og findes i den elektroniske personalesag.
3.2. Kvalifikationsevaluering
Kvalifikationsevaluering af medarbejderen i forhold til stillingsbeskrivelsen sker ved:
- Ansættelsesproceduren.
- Ophør af prøvetid/Inden for 3 måneder efter ansættelsen/stillingsskift.
- Ved den årlige MUS.
Kvalifikationsevalueringen foretages på baggrund af stillingsbeskrivelsen. Kvalifikationsevalueringen omfatter alle nødvendige kvalifikationer og kompetencer, såsom:
- Hvordan medarbejderen kan bidrage til at opfylde afdelingens/centrets målsætning.
- Hvordan medarbejderen kan bidrage til at opfylde patienternes behov.
- Hvordan medarbejderen kan bidrage til at løse konkrete arbejdsopgaver, som er forudsat løst i stillingsbeskrivelsen.
- Alle kliniske, plejemæssige, administrative og andre arbejdsopgaver, som den ansatte er kvalificeret til at udføre samt generelle kvalifikationer og kompetencer.
Kvalifikationsevalueringen kan føre til tildeling eller fratagelse af opgaver.
Særligt for speciallæger
Der skal til MUS foretages evaluering af speciallægens opfyldelse af de syv speciallægekompetencer:
- Medicinsk ekspert
- Kommunikator
- Samarbejder
- Leder/administrator
- Sundhedsfremmer
- Akademiker
- Professionel
Kvalifikationsevalueringen dokumenteres på følgende måde
I personalesagen skal ligge en registrering af, at kvalifikationsevalueringen har fundet sted samt kvalifikationsevalueringens konklusion.
Særligt for kliniske professorer, som også er ansat af Københavns Universitet
Se Bilag 1 Supplerende regler for MUS for kliniske professorer.
4. Ved afslutningen af MUS
Hvis der i forbindelse med MUS indgås konkrete aftaler om eksempelvis uddannelse, udvikling eller arbejdsopgaver, dokumenteres disse aftaler i det lokale aftaleskema til dokumentation for foretaget MUS og kvalifikationsevaluering.
5. Opfølgning efter MUS
Såfremt samtalen resulterer i aftaler om aktiviteter, som kræver en opfølgende samtale, skal lederen sikre en aftale om dette efter behov og senest ved næste MUS.
Ansvar og organisering
- Hospitals- og virksomhedsdirektioner har ansvar for at fastlægge det lokale grundlag for årlige MUS mhp. at understøtte indhold og gennemførelse, herunder for at fastlægge indhold i det lokale MUS skema.
- Hospitals- og virksomhedsdirektioner har ansvar for, at der er udarbejdet stillingsbeskrivelser for alle center-, klinik- og afdelings-/centerledelser, samt andre ledere på virksomheden, og at disse kender deres funktions- og ansvarsområde. Det er ledelsernes ansvar, at der gennemføres MUS med alle medarbejdere mindst én gang årligt.
- Det er ledelsernes ansvar, at gennemførelse af MUS og kvalifikationsevalueringen dokumenteres i personalesagen.
- Det er ledelsernes ansvar, at de behov, som afdækkes i forbindelse med MUS, samles og danner grundlag for planlægning af udvikling og uddannelse på virksomheden. Det er ledelsernes ansvar, at der er udarbejdet stillingsbeskrivelser for alle ansatte i deres område og at alle ansatte kender deres funktions- og ansvarsområde. Det er ledelsernes ansvar, at alle stillingsbeskrivelser er tilgængelige og findes i den elektroniske personalesag samt at stillingsbeskrivelserne til enhver tid er tilpasset de aktuelle arbejdsopgaver og behov.
