At sikre ensartede og lovlige procedure ifm. portrætfoto som supplement til patientidentifikation, klinisk foto- eller videooptagelse af patienter, samt til klinisk undervisning.
At sikre korrekt håndtering af portrætfoto på indlagte og ambulante patienter.
Målgruppen er sundhedsfagligt personale og andre, der medvirker til at tage portrætfoto, som supplement til patientidentifikation, eller klinisk foto- eller videooptagelser af patienter til klinisk eller undervisningsformål i Region Hovedstaden eller Region Sjælland.
Fotos- eller videooptagelser bruges til flere formål, herunder bl.a.
Afgrænsning
Der skal ikke indhentes særskilt samtykke til optagelse af kliniske fotos, når optagelse af disse er en del af behandlingsplanen, som patienten er orienteret om og har samtykket til.
Omfatter ikke procedurer ifm. patienters og pårørendes egne uploads af fotos via Min Sundhedsplatform - se Min Sundhedsplatform - patientinvolvering, herunder videokonsultation via
I forbindelse med indlæggelse identificeres patienten efter følgende retningslinjer. Portrætfoto til patientidentifikation er alene et supplement til de eksisterende retningslinjer for patientidentifikation og erstatter ikke disse, ligesom portrætfoto ikke kan stå alene - se Identifikation af patienter.
Portrætfoto kan anvendes hos patienter, der indlægges i en stamafdeling, under ophold i intensiv afdeling og lånesenge, men forudgås altid af etiske overvejelser for at undgå krænkelse af patientens værdighed og integritet. Det bør lokalt drøftes hvordan og i hvilket omfang, det giver mening at anvende portrætfoto i de enkelte afsnit.
Der indhentes mundtligt samtykke fra patienten med henblik på at tage portrætfoto som supplerende identifikation.
Portrætfotoet tages via den mobile, håndholdte enhed Rover - se Rover Manual.
Portrætfoto gemmes og vises direkte i Storyboard - både i Rover og Hyperspace.
Portrætfotoet vises fremover altid i Storyboard, indtil det enten slettes eller erstattes af et nyt.
Den enkelte sundhedsfaglige person må vurdere, om der er behov for at tage et nyt foto af patienten, hvis patienten ændrer udseende.
Der skal ikke indhentes specifikt samtykke til kliniske fotos, hvis disse er en del af behandlingsforløbet (f.eks. før og efter billeder), når dette er en del af behandlingsplanen, som patienten har afgivet informeret samtykke til.
I situationer hvor dette ikke er en del af den behandlingsplan, som patienten har givet samtykke til, skal der indhentes særskilt mundtligt samtykke til optagelse af fotos.
Forudsætningen for at anvende foto- eller videooptagelser med patientdeltagelse til undervisning er:
Foto- og videooptagelser af patienter må ikke optages med personalets private telefoner, kameraer mv., men alene med hospitalskameraer og Rover devices. (Patienter må naturligvis optage fotos af sig selv med egen telefon og uploade i f.eks. MinSP).
Ifølge journalføringsbekendtgørelsen er kliniske fotos en del af patientjournalen, når de er relevante og nødvendige for behandlingen. Patientjournalen skal indeholde relevante og nødvendige video- og lydoptagelser m.v. foretaget som led i behandling, indtil nødvendige oplysninger herfra er journalført.
Kontrol af korrekt patientidentifikation i forbindelse med placering/arkivering af fotos i patientjournalen skal sikres for at undgå forvekslinger – se Identifikation af patienter
Optagelser af patienten skal tilgodese dennes blufærdighed.
Hvis optagelserne ikke opbevares direkte i patientjournalen skal de opbevares beskyttet og på samme måde som den øvrige patientjournal iht. gældende persondataretlige sikkerhedskrav og regionernes informationssikkerhedsmæssige retningslinjer. Afdelingsdrev må ikke benyttes hertil. Systemer som Fotoware må anvendes.
FotoWare er en løsning, der kan håndtere foto og videooptagelser for kliniske afdelinger. Med løsningen tilbydes en platform, som sikrer, at alle enheder kan opbevare og vise/streame fotos og videoer fra et sikkert sted, der overholder den gældende lovgivning for opbevaring af personfølsomme data. FotoWare er således godkendt af og tilmeldt Datatilsynet.
Løsningen sikrer, at der bliver scannet for virus, taget backup, samt at alle brugeradgange bliver logget (sikkerhed).
Der vil være en årlig omkostning for anvendelsen af FotoWare på ca. 15.000 kr. Denne pris kan øges afhængig af pladsbehov.
Løsningen skal skræddersys, så derfor skal der oprettes en sag til CIMT via CIMT Service portalen under ’Forslag til nyt’ med overskriften ”Adgang til FotoWare".
Patienten eller dennes pårørende/værger skal informeres om formålet med personalets foto- eller videooptagelser og give mundtligt samtykke hertil iht. reglerne anført for voksne, for børn og inhabile patienter se Informeret samtykke til behandling - afsnit 9.
Samtykket kan omfatte en enkelt optagelse eller serier af optagelser af samme område, f.eks. udvikling i et sår over tid. Det skal være klart for patienten om samtykket omfatter mere end en optagelse.
Samtykket skal basere sig på fyldestgørende information og indeholde oplysninger om, hvilken type oplysninger der må videregives, til hvem og til hvilket formål.
Samtykket omfatter alene det konkrete formål og genstandsområde for fotooptagelsen, som er aftalt med patienten (enkelt foto eller serie af fotos over tid for at vise f.eks. udviklingen).
Ved behov for senere optagelser af andre legemsområder skal mundtligt samtykke hertil indhentes og dokumenteres.
Er patienten varigt inhabil, kan patientens værge give samtykke, såfremt det ligger indenfor den givne værgemålskompetence. En nærmeste pårørende kan således kun give samtykke til at optagelser anvendes til undervisningsformål, såfremt vedkommende er udpeget som værge.
Samtykke til foto- eller videooptagelse dokumenteres i Sundhedsplatformen. Ved tvivl om fremgangsmåde henvises til SP manualen Diskretion Fortrolighed Break the Glass og Samtykke - se afsnittet - Samtykke til udveksling af helbredsoplysninger.
Ved Foto- eller videooptagelser til brug for undervisning, scannes det skriftlige samtykke ind i Sundhedsplatformen. Ved tvivl om fremgangsmåde henvises til SP manualen Scan dokumenter og importer filer - se afsnittet Scan dokument.
Når der tages fotos med Rover gemmes disse automatisk i journalen.