Call-center
Receptionen har ansvar for at besvare telefonopkald via call-centeret mellem 8-15
Udenfor åbningstiden stilles telefonen automatisk om til hospitalets telefonsvarer
Hver morgen skal der være én person logget på call-centeret kl. 08.00. Man logger sig på Telefoniagent Finesse og man er aktiv når man står på ikonet "klar". Der skal mellem 8-15 altid være mindst én person på call-centeret
Loging: ###DIVERSE###
Password::###DIVERSE###
Telefonnummer:###TELEFON###
Når man ikke at besvare et telefonopkald bliver man blive logget af. Det er vigtigt snarest muligt at blive sat som aktiv igen, da patienterne ellers ikke kan komme igennem (man bliver dog automatisk meldt klar igen efter 30 sek.)
Receptionsbakkerne:
Arkiver
Her ligger lægernes skemaer som skal arkiveres
Se-HCAT
Her ligger skemaer fra SeHCAT undersøgelser på patienter som skal komme igen
Hvile Skema Til arkivering-bakken
Her ligger skemaer til Hvile myocardieskintigrafi, hvor patienten har været til belastningundersøgelsen og skal komme igen
Det er receptionens ansvar at lægge disse frem dagen før skemaerne skal bruges.
Fordel skemaer til dagens patienter
Hver morgen lægges dagens skemaer ud i de respektive kasser på undersøgelsesgangen/undersøgelsesrum
Injektionen
Hvile Myocardieskintigrafi, (dag 2.)
Hjertebelastningen
Myocardieskintigrafi
Skylight
Se-HCAT (dag 7)
PET skanneren
PET
Tjek programmet til næste dag
- Gå i fanebladet "Alle rum"
- Tjek hver enkelt henvisning for liggende kørsel, og åben HIS-kontakt (hvis HIS-kontakten er rød (lukket), skal den forsøges rettet til et korrekt ambulatorie, dette skal ske i en "Søg/opret pt."-fane, da systemet ellers ikke videresender info til samtlige delbookinger), samt for Mors(er pt. MORS vil der være 3 streger over personikonet)
Melde patienter ankommet
- Gøres i IMPAX Q-Doc systemet
- Klik på den gule bog i værktøjslinien
- Vælg "GEH bookede, men ikke ankommet" fanen (som ligger lige under den gule bog)
- Find patient (udfra navn, CPR-nr. og/eller undersøgelse)
- Klik på pt.
- Klik på det lille + ud for pt. for at se alle evt. delundersøgelser og for at sikre at man ikke ankommer delundersøgelser til andre dage (dette kan være ved hjerter og SeHCAT, men også hvis en pt. skal til flere forskellige undersøgelser f.eks DXA og thyreoideaskin.)
- Vælg "Patient ankommet" ikonet i venstre side
- I højre sides top kommer der nu flere ikoner frem, klik på rød diskette og afvent at den bliver blå
- Derefter klikkes på den gule mappe/OK-ikonet
- Først derefter er pt. ankommet
Booke DEXA-skanninger
Receptionen står for booking af DEXA-skanninger (+PET/CT-skanninger når bookeren ikke er der/har tid)
- Gøres i IMPAX scheduling:
- Gå under fanebladet "DEXA til booking"
- Tjek om de rigtige delundersøgleser er sat på henvisningen, hvis ikke gå i "Erstat henvist undersøgelse" i den grå boks nederst i højre side, og sæt de rigtige på
- Gå i ikonet "Book valgte undersøgelse for..." i den grå boks nederst i højre side
- Vælg den tid der passer og vær opmærksom på at tiderne ligger på samme dag og i korrekt tids-rækkefølge
- "Bekræft flere bookinger for..."
- I fanen "Indkaldelsesbreve" vælges "vælg breve" og så vælger man enten D1(indenfor en måned), D2 (mere end en måned) eller regionalt indkaldelsesbrev (kontrolbrev, hvis der af henviser ønskes kontroltid længere ud i fremtiden)
Man kan altid fortryde ny-indtastet via pilen i venstre side ("klik for at gå tilbage"), hvis man fortryder, så vælges "Annuller ændringer" og alt nyt slettes. Denne funktion kan dog kun bruges INDEN man har bekræftet ændringerne!!!
Ombookning af DEXA-skanninger
- Gøres i IMPAX scheduling:
- I den grå boks i højre hjørne vælges "Ombook UXRE80 for...
- Vælg den nye ønskede tid og vær igen opmærksom på, at tiderne ligger på samme dag og i korrekt tids-rækkefølge
- Gør de ikke det kan man bruge "tryllestav"-ikonet og så skulle bookingen gerne automatisk blive rettet til
- "Bekræft flere ændrede bookinger for..." (For at bekræfte ombookning skal man ønske en årsag og da finder man den der passer i drop-down funktionen eller man kan selv vælge at skrive noget)
- "Bekræft ændringer for..." og vælg den beskrivelse der passer til, hvorfor undersøgelsen er ombooket (oftest "Ønsket af patient")
- Ønsker patienten nyt brev vælg "Ombookningsbrev" og brug regionalt indkaldelsesbrev (kontrolbrev)
Man kan altid fortryde ny-indtastet via pilen i venstre side ("klik for at gå tilbage"), hvis man fortryder, så vælges "Annuller ændringer" og alt nyt slettes. Denne funktion kan dog kun bruges INDEN man har bekræftet ændringerne!!!
- (Receptionen kan også ombooke PET/CT-skanninger, trykmålinger og ultralyd uden thyreoidea, hvis bookeren ikke er der til at gøre dette)
Afvise/Annullere bookinger
- Gøres i IMPAX scheduling:
- Når en patient/henviser annullerer en booking skal der altid i henvisningen skrives hvorfor den er annulleret, af hvem + initialer på hvem der har annulleret. (Skriv dette i bemærkning til undersøgelsen-feltet i henvisningen) Kopier den skrevne tekst (den skal bruges igen)
- I den grå boks nederst i højre side vælges det første røde kryds "Slet GEN DE LAT-serien og indtast en årsag" Indsæt den kopierede tekst og "Bekræft sletning af bookinger i serien" og bookingen er annulleret og vil nu kun stå som henvist
- Find den nu henviste undersøgelse frem igen
- I den grå boks nederst i højre side vælges det sorte kryds "Indstil status annulleret". Indsæt igen den kopierede tekst i bemærkningsfeltet
- Afsluttende vælges "Indstil status for henviste undersøgelser til annulleret"
Afviste patienter i "Afviste" fanen
- Gøres i IMPAX scheduling:
- Lægerne bruger "Afviste"-fanen, hvis de ønsker at afvise en henvisning
- De skriver på henvisningen, hvorfor pt. er afvist
- Det er bokeren og receptionistens opgave at tjekke fanen og sørge for at de afviste kommer i status "Annulleret"
- Henviser til ekstern henviste, skal kontaktes (enten telefonisk eller via mail i SP) og have at vide, at vi har afvist pt.
- Derefter skrives en kort bemærkning om, at vi har kontaktet henviser og derefter annulleres henvisningen
Man kan altid fortryde ny-indtastet via pilen i venstre side ("klik for at gå tilbage"), hvis man fortryder, så vælges "Annuller ændringer" og alt nyt slettes. Denne funktion kan dog kun bruges INDEN man har bekræftet ændringerne!!!
Elektroniske svar til andre end henviser
- Gøres i IMPAX Q-Doc
- Som udgangspunkt er det kun henviser der får svar på undersøgelsen vi har foretaget
- Andre interne afdelinger har altid mlighed for selv at tilgå vores system og se vores undersøgelser
- Hvis en privat praktiserende læge ringer og ønsker svar kan vi give dette elektronisk i Q-Doc. Man kan i Scheduling, når man har slået pt. op altid se, hvem deres egen læge er
- Hvis andre ringer og ønsker svar, skal vi som udgangspunkt altid have en samtykke erklæring fra pt. Denne kan sendes til os over mail, eller pt. kan fysisk udfylde en "Anmoding om svar" når de er på afd.(findes i receptionsmappen i receptionen)
- Vi kan sende elektronisk til alle der har et ydernummer:
- Gå i Q-Doc og sæt pt. i fokus i øverste søgefelt
- Gå i "Aktuel pt." i øverste venstre hjørne
- Gå i "Beskrivelser"
- Åben alle pt. beskrivelser i +
- Vælg ønsket beskrivelse og højreklik på denne
- Vælg "Udskriv beskrivelse for"
- Indsæt lægens ydernummer
- Klik på tilføj
- Sæt igen det tilføjede ydernummer i fokus og tryk på udskriv
Patienter skal ringe og bekræfte deres tid
PET/CT-, SeHCAT-, parathyreoidea- og hjerteskintigrafi-pt. bliver i indkaldelsen bedt om at ringe og bekræfte deres tid
- PET/CT-pt. skal senest dagen inden undersøgelsen ringe med højde/vægt og sukkersyge og skal informeres om faste i 4 timer, noter i bemærkningsfeltet + initialer
- Ved hjerteskintigrafi-pt. skal de helst ringes til 48 timer i forvejen, da de skal være fastende i 24 timer (fra alt indeholdende koffein) inden undersøgelsen. Disse pt. skal oplyse højde/vægt og om de har pacemaker, og skal informeres om fasten
- Vi ringer ikke selv til SeHCAT og parathyreoidea, men håber de læser deres brev og selv bekræfter tiden. Når/hvis de gør dette skrives i henvisningen at de har meldt de kommer
- Disse pt. skal spørges om de får medicin for stofskiftet, og de har fået kontrast indenfor de sidste 8 uger og om de er opereret i deres biskjoldbruskirtel
Find arbejdskemaer til næste dag
- Hver arbejsskema placeres under de lilla undersøgelsesark der findes i bakken i skabet i sekretariatet(kun for SeHCAT og hvile-hjerte)
- Kontroller om der skal bestilles liggende kørsel (se næste afsnit)
- Kontroller om der er bestilt tolk (se instruks 06.2.GEH.95.4.Bestilling af tolk).
Kørsel
Bestilling af liggende kørsel (se instruks 06.2.GEH.95.3.Bestilling af patientkørsler).
- Der bestilles først kørsel dagen før undersøgelsen
- Husk at tjekke kalenderen for kørsler hver dag
- Husk at tjekke om patienten stadig lever ved at slå dem op i Impax scheduling (er pt. MORS vil der være 3 streger over personikonet)
- Tjek i scheduling at undersøgelsesdatoen, er den samme som står i kalenderen
- Returkørsel bestilles også af receptionen (først når undersøgelsen er afsluttet)
Når patienten ringer og ønsker kørsel:
- Pt. skal som udgangspunkt selv bestille kørsel igennem kørselskontor midt på tlf ###TELEFON###.
- I specielle tilfælde kan vi bestille for dem:
- Slå pt. op i Impax scheduling
- Tjek hvem der er henviser (vi bestiller kun hvis henvisningen er fra praktisernede læge)
- Hvis pt. er henvist fra en hospitalsafdeling skal henviser bestille kørslen selv, og pt. kan stilles telefonisk om til dem
- Hvis vi skal bestille kørslen: Spørg patienten om det er en almindelig siddende kørsel eller om der medtages hjælpemidler
Returkørsel
Kørsel bookes retur efter endt undersøgelse, husk kørselskvittering.
Husk at taste adressen på Informationen, hvis pt. ønsker at vente der. Der skal kun sættes "følges" på kørslen, hvis pt. skal afhentes hos os
- Der kan rykkes efter 5 kvarter hos Falck
Efter kl. 14:00
- Patienter med siddende kørsel følges (hvis muligt) til informationen ved hovedindgangen, hvor kørselskvittering afleveres
- Returkørslen skal så bestilles dertil
- Patienter med liggende kørsel henvist ambulant fra en afdeling i huset
- Bed lægen ringe til tilhørende sengeafsnit for at lave en aftale
- Bestil kørslen dertil
- Kørselskvittering følger med patienten.
- Patienter med liggende kørsel uden stamafdeling på Gentofte Hospital
- Lægen skal på dagen ringe til C-211 og aftale en "indlæggelse" af patienten.
- Bestil kørslen til C-211, men først efter kl 14:00 (fredage fra kl 13:30)
- Bestil portør til patienten og husk kørselskvitteringen skal med til C-211
Kørselsrefusion
Vi skal ikke tage stilling til om de er berettiget, men bare give dem et skema til udfyldelse
Udprintet skema kan findes i den sorte mappe i receptionen
- Åben HERiGEN
- Klik på fanebladet Patienten – klik på Kørsel - klik på Refusion af udgifter til kørsel
- Klik på word-dokumentet Skema til ansøgning om refusion af udgifter til kørsel
- Udfyld ansøgningen og udskriv dokumentet, som gives til patienten
Andre receptionsopgaver
Giv vand til renografi-pt. og bed dem følge den sorte streg ind til venteværelse 2. (Dog ikke renografi-pt. med ACE-hæmmere, de skal ikke have vand og blive i venteværelse 1)
Fyld tomme vandglas på automaten
Sørge for magasiner
Rydde op i venteværelse 1
Bestillle rene senge/afhentning af urene senge i portørsystemet
Forlængelse af parkering - patienterne skal selv ringe til informationen(###TELEFON###) og forlænge deres parkering.