Formålet med denne vejledning er at beskrive styring og nummerering af dokumenter, der omfattes af kvalitetshåndbogen på Afdeling for Nuklearmedicin, Gentofte Hospital.
Tilbage til top
Personale på Afdeling for Nuklearmedicin, Gentofte Hospital.
Tilbage til top
VIP: Vejledninger, Instrukser og Politikker. Region Hovedstadens elektroniske dokumentstyringssystem, der understøtter publicering, fremsøgning, versionsstyring, revision og arkivering af dokumenter.
Tilbage til top
Til styring af Kvalitetshåndbogen på Nuklearmedicin anvendes dokumentstyrringssystemet VIP.
Dokumenter udarbejdes, publiceres og arkiveres i VIP.
Oprettelse af nyt dokument
Ved oprettelse af nyt dokument følges krav til indholdfortegnelse fra vejledning gældende for Klinisk Fysiologisk/nuklearmedicinske afdelinger i Region hovedstaden: 04.1.Reg.H. Dokumentstyring
Bilag og formular
Bilag og formularer er oprettet som skemaer og tjeklister i VIP. De har deres egen nummerering og versionsnr. som følger hoveddokumentet, hvilket betyder, at de kan opdateres uafhængigt af hinanden.
Nummereringssystem
Dokumenter er nummererede efter samme system som Region H.
Afdelingens eget nummereringssystem er yderligere tilføjet. Dette har til formål at gøre det mere overskueligt at finde dokumenter i kvalitetshåndbogen, da hvert enkelt dokument har et specifikt nummer.
Formularer og bilag placeres sammen med det tilhørende dokument, da nummerering er identisk.
Eksempel 06.2.GEH.x.x . Titel
Første nummer (x): Angiver undersøgelsesrum, funktion eller program.
Andet nummer (x): Er et fortløbende nummer. Det fortløbende nummer adskiller de enkelte dokumenter i samme undersøgelsesrum.
Afsnit 06 Patientforløb er opdelt i Bioanalytiker- og lægefunktion og Sekretærfunktion.
Eksempel på nummerering af dokument under bioanalytikerfunktion.
Eksempel
06.2.GEH.6.1.Titel
Under receptionfunktion er valgt 95.
###TABEL_3###
Eksempel
06.2.GEH.95.1.Titel
Afsnit 12 Medicoteknisk udstyr er opdelt (nummereret efter) i undersøgelsesrum.
###TABEL_5###
Rettelser og kommentar til rettelser
En rettelse er en ændring til et dokument, som endnu ikke er revideret, men der arbejdes efter ændringen i dokumentet.
Rettelser noteres på udskrevne dokumenter, der skrives initialer samt dato.
Det er kun afdelingsbioanalytikeren, der må tilføje midlertidige rettelser.
Dokumentet revideres efterfølgende.
Kommentar til rettelse: Alle medarbejdere kan ved hver enkelt dokument gå ind under fanebladet "Kommentar" og knytte forslag til ændringer. Ændringsforslagne tages op af den medarbejder, som reviderer dokumentet. Kommentaren vil dog først komme i betragtning ved næste revision af dokumentet og funktionen kan derfor ikke bruges til løbende rettelser.
Revidering af dokument
Når et dokument skal revideres, oprettes en kladde. Alle forfattere til dokumentet har nu mulighed for at rette i dokumentet.
Fagligt ansvarlig
Kontrollerer evt. ændringer i bekendtgørelser og retningslinjer.
Ændringslog
Den medarbejder, som står for revideringen, noterer i ændringsloggen.
Placering af Regionens kvalitetshåndbog elektronisk
Regionens kvalitetshåndbog er placeret på VIP: 00. RegionH Kvalitetshåndbog - Klinisk Fysiologi og Nuklearmedicin
Hospitalsdokumenter og regionale dokumenter
Hospitalsdokumenter og regionale VIP-dokumenter er ikke nummereret.
Information om kvalitetshåndbogen til personalet på Nuklearmedicin
Personalet orienteres på det månedlige personalemøde af afdelingsbioanalytiker. Afdelingssekretæren laver VIP status hver måned, således at det er klart, hvilke dokumenter der skal revideres.
Placering af papirudgaver af kvalitetshåndbogen
På skannergangen ved skylight gammakameraet står der mapper med udprint af dokumenter fra kapitel 12.
Relevante dokumenter står i mapper i de respektive undersøgelsesrum.
Formularer står i de sorte mapper i de respektive undersøgelsesrum.
Dokumenter i Flip ved arbejdspladser hvor relevant.
Papirudgaver af mapperne på skannergangen styres af VIP-redaktøren. Øvrige udprint styres af afdelingsbioanalytikeren.
Lokale tilføjelser i VIP
Lokale tilføjelser i hospitalsdokumenter og regionale VIP-dokumenter har også en forfatter/fagligt ansvarlig og revisionsdato.
Arkivering af "gamle dokumenter" før anvendelse af VIP:
Udgåede dokumenter gemmes i fem år i kælderrum tilhørende Nuklearmedicinsk afsnit, samt elektronisk.
Har følgende placering:
P:\HGH\Klinisk Fysiologisk Afdeling Z\FraGentofte\Afdeling S\Kvalitetshåndbog\Arkiv gl. instrukser fra kvalitetshåndbog. Må ikke slettes
SIS-tilladelser er placeret på afdelingens P-drev:
P:\HGH\Klinisk Fysiologisk Afdeling Z\01 Administration\Styrelser og institutter\SIS\Tilladelser
Apparaturrelaterede dokumenter er placeret på afdelingens P-drev:
P:\HGH\Klinisk Fysiologisk Afdeling Z\04 Apparatur\04_02 Apparatur specifikt
Afsnitsledelsen har ansvar for udarbejdelse og realisering af denne vejledning.
Afsnitsledelsen har ansvar for godkendelse af denne vejledning.
Alt personale har ansvar for at følge denne vejledning.
Tilbage til top
Vejledninger til VIP findes under "Hjælp" i hovedmenuen i VIP.
Dokumenstyring i Region Hovedstaden