Inden deltagelse i kursus/møde/kongres sendes en e-mail med ønske om tjenestefri til ledende overlæge/Teamleder. Endvidere søges om dækning af rejseomkostninger og kursusgebyr hvis relevant hos cheflæge.
Hvis man ikke søger tjenestefri eller har fået afslag på tjenestefri, vil man blive registreret som fri de dage man er på kursus.