Vejledningen beskriver rammerne for møder med Afdeling for Kræftbehandlings Rådgivende Brugerpanel af patienter, herunder organisering, samarbejde, rekruttering, afvikling af formøder, tilrettelæggelse og afvikling af møder, referater og opfølgning.
Vejledningen henvender sig til Afdeling for Kræftbehandling.
Det Rådgivende Brugerpanel: Brugerpanelets forslag og konklusioner er rådgivende. Afdelingsledelsen beslutter i sidste instans, om det er hensigtsmæssigt at følge panelets råd.
Brugerpanelet begyndte som et pilotprojekt i samarbejde med Kræftens Bekæmpelse i januar 2010 og sluttede i juni 2011. Pilotprojektets arbejdstitel var "Patienttalsmænd". Navnet Patienttalsmænd blev fra begyndelsen ændret i forbindelse med vores afdeling til Rådgivende Brugerpanel. Modellen og arbejdsmetoden for panelet blev udviklet af afdelingsledelsen og afdelingens kommunikationsrådgiver. Rigshospitalet oprettede et tilsvarende panel, men med en anden organisering og arbejdsmetode.
På grund af de positive resultater, som panelet var med til at sætte i værk, blev det Rådgivende Brugerpanel en permanet ordning fra efteråret 2011.
På baggrund af Coronavirus begyndte Det Rådgivende Brugerpanel at arbejde virtuelt i marts 2020 - og hed derfor i den periode Det Virtuelle Rådgivende Brugerpanel. Det Rådgivende Brugerpanel holder fysiske møder og fra marts 2020 blev det også en mulighed for alle at deltage virtuelt til møderne.
At sikre aktuel og vedkommende feedback i forhold til afdelingens kommunikation og service.
Rekruttering
Der rekrutteres patienter til Det Rådgivende Brugerpanel via opslag og flyers i afdelingen, opslag på afdelingens og hospitalets hjemmeside, afdelingens informations-tv, Kræftens Bekæmpelses side på Facebook og Ung Kræfts hjemmeside.
Afelingen formulerer et opslag med kort information om rammerne for arbejdet og indkalder til samtaler.
Kræftens Bekæmpelses områdekonsulent står for rekrutteringssamtalerne i koordination med afdelingens kommunikationsrådgiver.
I samarbejde med Afdeling for Kræftbehandling sammensættes Det Rådgivende Brugerpanel, så det er så repræsentativt i forhold til køn, alder og patientforløb, som det er muligt.
Introduktion
Afdelingens kommunikationsrådgiver og chefsygeplejerske introducerer nye paneldeltagere på et introduktionsmøde - virtuel eller fysisk. Her præsenteres rammerne for arbejdet med kræftbehandling - og afdelingens arbejdsområder, kommunikation og forventninger til samarbejdet.
Kræftens Bekæmpelses områdekonsulent bidrager til introduktionen via et kaffemøde, hvor alle patienter inviteres, men hvor afdelingen ikke deltager.
Datoerne for introduktion koordineres mellem afdelingen og Kræftens Bekæmpelse.
Formøder
Formøderne holdes af patienterne og koordineres af en patient, som er valgt til tovholder
Afdelingen stiller et lokale til rådighed, hvis det ønskes. Formøderne holdes i 1-2 timer før mødet i Det Rådgivende Brugerpanel. Formøderne tilrettelægges og afvikles af paneldeltagerne. Referater med videre aftales indbyrdes mellem paneldeltagerne.
Møder i Det Rådgivende Brugerpanel
Brugerpanelet holder korte, effektive møder ca. 4-5 gange om året med dagsorden, materiale, forberedelse og evaluering. Kommunikationsrådgiveren og afdelingsledelsen deltager i alle møder. Kommunikationsrådgiveren koordinerer med Brugeropanelets tovholder.
Møder
- 4 – 5 møder om året
- Fast mødetid klokken 14:00 - 15:30
- Mødelokale/Teams: Afdeling for Kræftbehandling, Herlev Hospital
- Forplejning: Kaffe, te, vand og frugt
Mødestruktur
- Velkomst ved Afdeling for Kræftbehandling
- Ordstyrer vælges blandt patienterne ved patienterne
- Kort nyt fra afdelingen ved Afdeling for Kræftbehandling
- Evaluering af tiltag sat i værk efter forrige møde/møder ved Afdeling for Kræftbehandling
- Præsentation af emner ved Afdeling for Kræftbehandling
- Eventuel diskussion af emner ved patienterne
- Fremlæggelse og debat ved patienterne
- Afrunding ved Afdeling for Kræftbehandling
- Ideer, der opstår efter mødet mailes til kommunikationsrådgiveren senest en uge efter mødet.
- Beslutningsreferat ved Afdeling for Kræftbehandling
- Godkendelse af referat senest en uge efter modtagelse ved patienterne
Ogaver til Det Rådgivende Brugerpanel
Opgaverne til panelet bliver stillet af afdelingsledelsen og kommunikationsrådgiveren på baggrund af henvendelser på baggrund Landsdækkende Undersøgelser af Patientoplevelser (LUP) regionens, hospitalets og afdelingens indsatsområder, afdelingens Årsaftale - og ikke mindst på baggrund af forslag fra patienter, pårørende og personale i afdelingen
Eksempler på opgaver:
Referat inklusiv opgaver til næste møde
Referatet fra møderne skrives af afdelingen og kommunikationsrådgiveren og godkendes af paneldeltagerne. Hvis der ikke har været indsigelser inden for en uge, betragtes referatet som godkendt. Opgaverne til næste møde præsenteres enten ved selve mødet eller sendes ca. 14 dage før det næste møde.
Mail og telefonkommunikation
Meget af kommunikationen med paneldeltagerne og Kræftens Bekæmpelse foregår via mail - og ind i mellem også via telefon.
Opfølgning
Ideer og forslag fra brugerpanelet bliver taget med i det videre arbejde for at skabe bedre patientforløb. Ideer og forslag bringes videre til afdelingens Område Ledelses Forum (OLF) med flere.
Afdelingen har anvaret for at
Kommunikationspolitikken for Region Hovedstaden
Region Hovedstadens Bruger-, patient- og pårørendepolitik.
Region Hovedstaden - Patientinddragelsesguiden
Godt behandlet - Herlev og Gentofte Hospital
Online møder og undervisning - Herlev og Gentofte Hospital Kommunikation
-