Modtagelse og behandling af spørgsmål i MedicinInfo på BFH

At sikre

 

• Ensartede og transparente arbejdsgange ved modtagelse og besvarelse af spørgsmål
• En høj faglig kvalitet for spørgeren

Tilbage til top

Læger, farmaceuter og farmakonomer, som varetager rådgivning i MedicinInfo.

Tilbage til top

AI: Apotekets Information.
CPR-sager: Sager der vedrører specifikke patienter, hvor cpr-nummeret er noteret på
sagsbehandlingsarket.
KLFA: Klinisk Farmakologisk Afdeling.
Konsulterede kilder: Databaser, litteratur, lærebøger, specialister etc.
MIR: Spørgsmål-svar database, hvori KFA lægerne registrerer. En fælles database der anvendes
af de kliniske farmakologiske afdelinger i Danmark.
SAID: SygehusApotekernes InformationsDatabase, hvori AI-personale registrerer.

Tilbage til top

MedicinInfo behandler spørgsmål fra sundhedspersonale ansat i sekundærsektoren i Region
Hovedstaden og det grønlandske sundhedsvæsen samt for praktiserende læger og speciallæger i
Region Hovedstaden. Spørgsmål skal handle om anvendelsen af lægemidler.
Når spørgsmålene falder uden for MedicinInfo’s område, kan spørgeren henvises til privatapotek,
egen læge, medicinalfirma eller lignende, afhængig af spørgsmålets karakter.

 

1. Spørgsmålskategorier
Spørgsmål til MedicinInfo inddeles i to typer:

1. Simple spørgsmål:
Kan besvares ud fra paratviden eller én kilde. Spørgsmålet besvares oftest med et hurtigt,
mundtligt svar, men kan også besvares skriftligt.

2. Komplekse spørgsmål:
Svaret kræver grundigere udredning, men er ikke umiddelbart tilgængeligt og kan ikke besvares
ved et enkelt opslag, eller det viser sig, at der er divergerende oplysninger.
Spørgsmålet kan besvares mundtligt og/eller skriftligt, afhængig af spørgerens ønske. Ønskes et
hurtigt, svar, kan der afgives et foreløbigt mundtligt svar efterfulgt af et mere uddybende skriftligt
svar.

 

2. Visitation
MedicinInfo modtager spørgsmål via telefon, mail, elektronisk henvisning, fax eller ved personlig
henvendelse. Når der modtages spørgsmål enten pr. mail eller pr. fax, bør spørger kontaktes af
sagsbehandler samme dag, så spørger ved, at sagen er i gang, og hvem der er sagsbehandler.
Telefonsystemet fordeler automatisk alle telefoniske henvendelser, så spørgerne ikke kommer til at
vente i telefonen.

Spørgsmålene inddeles i følgende 4 kategorier:

1. Farmaceutiske problemstillinger

• Kompatibilitet, stabilitet og holdbarhed, produktinformation og identifikation, fremskaffelse og produktion.
• Læger, der modtager farmaceutiske spørgsmål, skal sparre med en farmaceut/farmakonom eller give spørgsmålet direkte videre til farmaceut/farmakonom.

2. Lægelige problemstillinger

 

• Farmakogenetik, indikationer (herunder off-label brug), forgiftninger, graviditet/amning, bestemmelse af lægemiddelkoncentrationer, særlige patientgrupper, terapivalg, interaktioner (farmakodynamiske), medicingennemgange.
• Ved medicingennemgang forståes en gennemgang af en patients medicinliste sammenholdt med diagnose, alder, comorbiditet m.v.med hensyn til lægemidlernes indikation eller ej, dosis, valg af præparat, administrationsmåde m.v. Det vigtigste er indikationen ('valg af lægemddel').
• Farmaceut/farmakonom, der modtager lægelige spørgsmål, skal sparre med en reservelæge eller give spørgsmålet direkte videre til en reservelæge.

3. Blandede problemstillinger

 

• Akkreditering/kvalitetssikring, dosering og administration, bivirkninger, kontraindikationer, interaktioner (farmakokinetiske), valg af dispenseringsform, farmakokinetik/dynamik, naturlægemidler, lægemiddellovgivning.
• Den, der modtager spørgsmålet, kan, men skal ikke nødvendigvis, sparre med nogen.

4. Andre problemstillinger

 

• Ønskes f.eks. baggrundsinformation til udarbejdelse af en instruks skal modtageren konferere med en senior medarbejder for at afgøre, om besvarelsen sorterer under MedicinInfo.

 

3. Registrering
Så snart et spørgsmål er modtaget, skal det registreres i MIR (KLFA) eller SAID (AI).

• I SAID markeres med UB (Under Behandling), så kollegaer kan se hvilke spørgsmål, der er kommet og hvem, der er sagsbehandler. Simple spørgsmål skal registreres i SAID-databasens afsnit for simple sager og komplekse spørgsmål skal registreres som ny sag.
• I MIR registreres alle spørgsmål på den samme måde, idet der ikke skelnes imellem sagerne.
• Ved overlevering af spørgsmål, aftales hvilken database spørgsmålet registreres i.
• Undtagelsesvis kan der registreres i både SAID og MIR. I så fald skal der være krydshenvisninger i sagerne.

 

4. Arbejdsgang

• Hvad siger vi, når vi tager telefonen?
  ’Det er MedicinInfo. Du taler med (titel, fornavn og efternavn)’.

 

4.1 Skema til modtagelse af lægemiddelspørgsmål (”Sagsbehandlingsark”) (bilag 1)

Skemaet er et hjælpeværktøj, som kan udfyldes løbende.
Problemstilling, baggrundsinformation, kontaktoplysninger samt aftalt svartid og svardybde noteres på
forsiden.
Aftalt svarfrist: Brug de fortrykte rubrikker, og kun undtagelsesvis rubrikken ”Andet”. Bruges denne
rubrik, skal ”Andet” specificeres
Ved patientspecifikke spørgsmål skal patientens navn og CPR-nr. tillige noteresMidtersiden indeholder en litteraturliste over obligatorisk og sekundær litteratur. Bagsiden kan
anvendes til noter. På bagsiden dokumenteres også at sagen har været på morgenkonference, samt for
kvalitetssikringsproceduren. (se særskilt instruks for AI), hvis dette ikke registreres i MIR.
Journalnummer/sagsnummer påføres, når sagen er oprettet i MIR/SAID.

Kontaktoplysninger
Modtageren af spørgsmål skal indhente så udtømmende oplysninger som muligt til brug for
sagsbehandlingen og så detaljeret information om spørgeren, at man kan vende tilbage til denne for at
give svar eller evt. indhente supplerende oplysninger.

• Dato og klokkeslæt
• Navn
• Profession/stilling
• Adresse
• Hospital
• Afdeling – hvis medicinservice eller klinisk farmaci, da hvilken afdeling, der serviceres
• Privat praksis
• E-mailadresse'
• Telefonnummer

Problemstillingen

• Baggrund for spørgsmålet
• Sygehistorie
  • Alder, køn, diagnoser, risikofaktorer, symptomers relation til præparatskift eller dosisændringer, lever- og nyretal, vægt og andre for spørgsmålet relevante data
  • Medicinstatus (inkl. Naturlægemidler og kosttilskud)
  • Generisk navn og handelsnavn (evt. producent)
  • Lægemiddelformulering
  • Dosering
  • Styrke
  • Indikation
  • Tidsforløbet i behandlingen

Spørgsmål
Når spørgsmålet er modtaget, gentages det for spørger efter princippet ”Skriv ned og læs op”

Aftalt svarfrist og svarmetode
Besvarelser skal afgives så hurtigt som muligt, senest ved næste arbejdsdags ophør, om nødvendigt i
form af et foreløbigt svar, medmindre andet er aftalt med spørger. Svar skal altid afgives i
overensstemmelse med spørgerens behov.

Patientspecifikke svar med persondata skal sendes som almindelig post. Indenfor RegionH´s intranet kan e-mail benyttes – dvs. svar må sendes fra egen eller fælles mailadresse til ###EMAIL###.

Sparring
Sparringspartnerens initialer noteres på sagbehandlingsskemaets bagside

 

4.2 Sagsbehandling i databaserne

CPR-sager

For spørgsmål/sager på enkeltpersoner gælder følgende sagsbehandling i SAID:

Simple sager: Med CPR-nr. registreres i SAID, Simple sager. Sideløbende udfyldes et
sagsbehandlingsark, med alle relevante oplysninger, herunder patientens CPR-nr. og navn. I
kommentarfeltet anføres ”CPR-sag”

Komplekse sager: Anføres ”CPR-sag” i kommentarfeltet. Navn og CPR-nr. noteres på
sagsbehandlingsarket.

Kategori
Der vælges en kategori for at få en rettesnor for valg af kilde/kilder. Sagsbehandlingsskemaets
midtersider giver en vejledning til litteratursøgning.
 

Diskussion/Baggrundsinformation
Relevante kilder gennemgås og diskuteres. Er ikke relevant i MIR for simple spørgsmål. Her er det
tilstrækkeligt at give en kort konklusion med 1-2 referencer.

Konklusion
Konklusionen skal besvare det stillede spørgsmål præcist og må ikke indeholde oplysninger, som ikke
findes i diskussionen.

Kilder
Kilder angives så præcist som muligt, eksempler:

• Bøger
  • Forfatter, titel, udgave, udgivelses år (f.eks. Aronson JK, editor. Meyler's Side effect of Drugs. 15th ed. Amsterdam: Elsevier; 2006: sidetal.
• Internet
  • F.eks. http://www.produktresume.dk/, præparat, plus seneste revisionsdato
• Firma
  • Navn, titel, evt. afdeling, evt. telefonnr. evt. e-mailadresse
• Speciallæge
  • Navn, hospital, afdeling, titel, evt. telefonnr. eller e-mailadresse
• Tidsskriftartikler/Publikationer
  • Citeres efter Vancouver systemet. F.eks. Ozawa H, Azuma E, Shindo K, Higashigawa M, Mukouhara R, Komada Y. Transient renal tubular acidosis in a neonate following transplacental acetazolamide. Eur J Pediatr. 2001;160:321-2.
• Sagsbehandlinger fra SAID eller MIR
  • SAID APIXX-XXXX, MIR sagsnr. XXX Kbh. Århus eller Odense

De anvendte kilder nummereres. Under konsulteret litteratur skrives konsulterede kilder, som viste
sig ikke at være relevante for sagen. Disse nummereres ikke.

Bemærk at et simpelt opslag fra ”Simpel-sag-databasen” ikke må anvendes som kilde.

Bilag som vedlægges sagen

• Skriftligt svar til spørger, med mindre dette er fuldstændig identisk med svaret/konklusionen, som står i databaserne (AI)
• Evt. skriftligt materiale, fx. dokumenter fra industrien
• Bilag bør så vidt muligt vedlægges eller gemmes elektronisk.

4.3 Afgivelse af svar
Svar skal afgives rettidigt, så vidt muligt af sagsbehandleren selv. På bagsiden af skemaet noteres
initialerne på den, der afgiver svaret, datoen og tidspunktet.

I de tilfælde hvor det ikke er muligt at svare indenfor tidsfristen, f.eks. fordi man ikke kan få fat i
spørger, noteres dette ligeledes på bagsiden

Foreløbige svar: Registreres i databaserne med angivelse af dato for afgivelse af svar og evt. kilder,
f.eks. konsulteret specialist.

4.4 Arkivering af sager
Færdigbehandlede sager

• Alle sagsbehandlinger printes ud og arkiveres i mapper efter de fortløbende numre. Mapperne opbevares bag dobbeltlås. Undgå løse sedler, post-it og lignende udenpå chartekket.
• Apotekspersonale skal registrere alle sager i SAID og så vidt muligt i Public, med mindre andet er aftalt mellem sagsbehandler og evt. godkender eller sagen har særlig lokal karakter.
• Simple sager (AI) med CPR-nr. arkiveres i separat mappe.
• Læger skal registrere alle sager i MIR, som er tilgængelige for de øvrige kliniske farmakologiske afdelinger i Danmark.

 

5. Kvalitetssikring

5.1 Godkendelse

Alle besvarelser, både mundtlige og skriftlige, bør godkendes, før de afgives (simple opslag og
paratviden kan undtages).
Reservelæge bør kun undtagelsesvist afgive svar på lægelige problemstillinger uden forudgående
konference med en speciallæge i klinisk farmakologi/H-læge.
Når farmaceut/farmakonom har været sagsbehandler skal godkendelsen udføres i henhold til AI’s lokale godkendelsesprocedure.

5.2 Morgenkonference
På den daglige, fælles morgenkonference gennemgås sager med henblik på kvalitetssikring, læring og
tværfagligt input. Det kan både være afsluttede og uafsluttede sager.
Som hovedregel skal alle sager på morgenkonference. Ved uafsluttede og/eller ubesvarede sager, er
sagsbehandler selv ansvarlig for at sagen kommer med på konference.
På bagsiden af sagsbehandlingsarket noteres om sagen har været på konference eller ej.

Tilbage til top

MedicinInfo er et samarbejde mellem Apotekets Information, Region Hovedstadens Apotek og
Klinisk Farmakologisk Afdeling.

Tilbage til top

Bekendtgørelse om apotekere og apotekspersonale kapitel 9 §§ 32-33 vedrører Information om
lægemidler.

Tilbage til top

Bilag 1 sagsbehandlingsark_ modtagelse af lægemiddelspørgsmål.pdf

Tilbage til top