Formålet med denne vejledning er at sikre styring af lokale dokumenter, der har betydning for kvaliteten af behandling og pleje i Ortopædkirurgisk afdeling.
Vejledningen gælder for alle afsnit og sektioner i Ortopædkirurgisk afdeling. Dokumentstyring omhandler tilrettelæggelse, udstedelse, godkendelse, tilgængelighed og ændringer af dokumenter, der indgår i Ortopædkirurgisk afdelings kvalitetsstyringssystem.
Afdelingens Kvalitetsråd har i samarbejde med Afdelingsledelsen ansvaret for afdelingens lokale VIP dokumenter og samlinger, hvor alle afdelingens dokumenter oprettes og indføres.
Afdelingsledelsen har ansvar for:
Lokale VIP redaktører har ansvar for:
Overordnede dokumenter
AHH opretholder en samling overordnede kvalitetsdokumenter kaldet ”alle tværgående dokumenter”, som indeholder alle dokumenter, på regions- og hospitalsniveau.
Dokumentstyringssystemet VIP er en oversigt, som giver adgang til politikker, vejledninger og instrukser både overordnede og lokale.
Dokumenter inddeles i Politikker, der på det strategiske niveau beskriver institutionens overordnede mål, og hvordan organisationen arbejder på at nå målene. Vejledninger der beskriver formål, omfang, organisation og ansvar samt fremgangsmåde for løsning af opgaver. Instrukser, der på baggrund af en vejledning beskriver specifikke anvisninger til, hvorledes personer skal udføre specifikke opgaver.
Lokale dokumenter
De enkelte afdelinger opretholder efter behov, lokale dokumenter på områder der er relevante for de enkelte afdelinger. Afdelingernes dokumenter oprettes og indføres i den lokale VIP-database.
Afdelingens lokale VIP dokumenter tager afsæt i Regionens og Amager-Hvidovre Hospitalers dokumenter.
I afdelingens lokale VIP dokumentsamlinger grupperes specifikke lokale instrukser således at afdelingens struktur og organisation afspejles.
Hvis der anvendes papirkopier af VIP dokumenter eller samlinger skal gyldigheden jævnligt kontrolleres. Det sikres ligeledes at et kopieret dokument ikke er uddateret fordi der findes nyere elektronisk version. Dette ansvar påhviler den enkelte afsnitsledelse. Det tilstræbes så vidt muligt at alle VIP dokumenter kun forefindes elektronisk.
Udstedelse af lokale dokumenter
Revision af lokale dokumenter i VIP
Dokumentstyring i Region Hovedstaden
Vejledninger og instrukser i VIP, indhold i - Instruks 2