Dokumentstyring i Ortopædkirurgisk afdeling

  

Formål

Formålet med denne vejledning er at sikre styring af lokale dokumenter, der har betydning for kvaliteten af behandling og pleje i Ortopædkirurgisk afdeling.

Omfang

Vejledningen gælder for alle afsnit og sektioner i Ortopædkirurgisk afdeling. Dokumentstyring omhandler tilrettelæggelse, udstedelse, godkendelse, tilgængelighed og ændringer af dokumenter, der indgår i Ortopædkirurgisk afdelings kvalitetsstyringssystem.

Ansvar og organisering

Afdelingens Kvalitetsråd har i samarbejde med Afdelingsledelsen ansvaret for afdelingens lokale VIP dokumenter og samlinger, hvor alle afdelingens dokumenter oprettes og indføres.

Afdelingsledelsen har ansvar for:

• At dokumentstyring på Ortopædkirurgisk afdeling foregår i overensstemmelse med Regionens og Amager - Hvidovre Hospitals overordnede politik og vejledning om dokumentstyring.
• At der udnævnes lokale VIP  redaktører, som er ansvarlige for opdatering og revision af afdelingens dokumenter i VIP og at dette arbejde koordineres.

Lokale VIP redaktører har ansvar for:

• At inddrage afdelingens Kvalitetsråd og relevante medarbejdere, når dokumenter oprettes, høres og revideres.   

Fremgangsmåde, udstedelse og revision af dokumenter

 

Overordnede dokumenter
AHH opretholder en samling overordnede kvalitetsdokumenter kaldet ”alle tværgående dokumenter”, som indeholder alle dokumenter, på regions- og hospitalsniveau. 
Dokumentstyringssystemet VIP er en oversigt, som giver adgang til politikker, vejledninger og instrukser både overordnede og lokale.

Dokumenter inddeles i Politikker, der på det strategiske niveau beskriver institutionens overordnede mål, og hvordan organisationen arbejder på at nå målene. Vejledninger der beskriver formål, omfang, organisation og ansvar samt fremgangsmåde for løsning af opgaver. Instrukser, der på baggrund af en vejledning beskriver specifikke anvisninger til, hvorledes personer skal udføre specifikke opgaver.  

Lokale dokumenter
De enkelte afdelinger opretholder efter behov, lokale dokumenter på områder der er relevante for de enkelte afdelinger. Afdelingernes dokumenter oprettes og indføres i den lokale VIP-database.
Afdelingens lokale VIP dokumenter tager afsæt i Regionens og Amager-Hvidovre Hospitalers dokumenter.

I afdelingens lokale VIP dokumentsamlinger grupperes specifikke lokale instrukser således at afdelingens struktur og organisation afspejles.

Hvis der anvendes papirkopier af VIP dokumenter eller samlinger skal gyldigheden jævnligt kontrolleres. Det sikres ligeledes at et kopieret dokument ikke er uddateret fordi der findes nyere elektronisk version. Dette ansvar påhviler den enkelte afsnitsledelse. Det tilstræbes så vidt muligt at alle VIP dokumenter kun forefindes elektronisk.

Udstedelse af lokale dokumenter 

• Ved udarbejdelse af lokale dokumenter skal inddragelse af alle relevante parter og VIP redaktører sikres.
• Alle nye dokumenter skal præsenteres for og godkendes i det lokale Kvalitetsråd inden udgivelse i VIP. Det påhviler formanden for kvalitetsrådet og de lokale VIP redaktører at sikre dette.
• De fagligt ansvarlige for dokumentet skal sikre høring af alle relevante parter inden godkendelse og udgivelse – Og herefter fremlægge dokumentet for kvalitetsrådet til godkendelse.
• Efter godkendelse orienteres de lokale VIP redaktører, som indfører dokumentet i VIP

Revision af lokale dokumenter i VIP

• Ændringer og ajourføringer af dokumenter iværksættes af de fagligt ansvarlige når der er saglige grunde hertil eller senest hvert andet år. VIP- redaktører modtager elektronisk advisering om dette. Alle væsentlige ændringer skal godkendes af samme funktion, som udstedte dokumentet, dvs. Kvalitetsrådet.
• De fagligt ansvarlige iværksætter revision af dokumenterne hvert andet år efter elektronisk advisering, eller når der er særligt behov derfor.
• Revisionen foregår ved, at den lokale VIP redaktør sender det pågældende dokument til den eller de personer der er ansvarlige for revision.
• Dokumentet fremsendes til godkendelse i Kvalitetsrådet sammen med en redegørelse for de konkrete ændringer, der er foretaget.
• Såfremt der ingen ændringer er, meddeles dette den ansvarlige VIP redaktør, som påfører  ny dato, og udgiver dokumentet i VIP.

Referencer

Dokumentstyring i Region Hovedstaden

Udarbejdelse, høring, godkendelse, publicering og revision af regionale og tværregionale (SP) dokumenter til VIP - Instruks 1

Vejledninger og instrukser i VIP, indhold i - Instruks 2