Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag
Målgrupper og anvendelsesområde
Direktionen har den 8. marts 2022 besluttet at indføre en procedure for godkendelse og gennemførelse af organisationsændringer. Formålet er, at sikre en ensartet navngivning og struktur for hospitalets afdelinger og afsnit, samt at understøtte en bedre proces for afdelinger og øvrige interessenter, når ændringerne skal føres ud i livet.
Denne instruks henvender sig til afdelingsledelserne på Amager og Hvidovre Hospital til brug for godkendelse og gennemførelse af ændringer i organisationsstrukturen.
Definitioner
Følgende begreber anvendes i forbindelse med organisationsændringer:
- Organisation skal i denne sammenhæng forstås i en systemmæssig kontekst.
- Organisationsændringer kan være mange ting. For eksempel når en afdeling etablerer en ny indsats for en særlig patientgruppe og ønsker, at dette fremgår af navnet på deres ambulatorium eller når et afsnit flytter fysisk, når der etableres en helt ny afdeling med en ny afdelingsledelse i nye lokaler m.m. Der er tale om en organisationsændring, når en afdeling/afsnit ønsker at skifte navn, flytte (fysisk), omorganisere sig internt eller etablere nye indsatser/enheder/afdelinger.
- SOR står for ’Sundhedsvæsenets Organisationsregister’. Hospitals- og afdelingsstrukturerne afspejles i SOR. En stor del af de IT-systemer vi bruger i sundhedsvæsenet, henter deres organisationsstruktur fra SOR, det drejer sig om både kliniske og administrative IT-systemer (såsom økonomi- og lønsystemer). Derudover indeholder SOR en del administrative oplysninger, som fx adresse, telefonnummer og telefontider, som anvendes i indkaldelsesbreve i SP eller SMS-beskeder til patienterne.
- Organisationsstrukturen er den organisatoriske opbygning af hospitalet. Den enkelte afdeling består af overafdeling, afdeling og afsnit. Uden organisationsstrukturen i SOR, kan der ikke foretages registrering og dokumentation i SP.
Fremgangsmåde
Selvom organisationsændringer kan synes afgrænset, kan de have varierende karakter og vil oftest involvere mange aktører både i og uden for den berørte afdeling både før, under og efter idriftsættelsesdatoen.
Forberedelse af en organisationsændring
Såfremt en organisationsændring skal tilpasses i SOR – herunder i SP og evt. økonomi- og lønsystemer, er der en længere planlægningshorisont.
Forud for CIMT’s tidsforbrug er det vigtigt at prioritere en planlægningsperiode internt på hospitalet, hvor det skal afklares hvilke løsninger, der vil være hensigtsmæssige ved en given organisationsændring. Denne del tager også tid og varierer med kompleksiteten.
Gennemførelse af en organisationsændring
Afhængig af kompleksiteten angiver CIMT, at en organisationsændring kan tage fra 4-40 uger at få gennemført. Ved en simpel ændring, hvor et sengeafsnit og ambulatorieafsnit fx har behov for at ændre telefonnummer eller telefontid kan det tage 4-8 uger. En meget kompleks ændring, som fx en navneændring plus flytning af flere afdelinger/afsnit med medico-udstyr kan tage 20-40 uger. Hospitalsbyggerier hører under meget komplekse ændringer.
En organisationsændring kræver desuden ofte en tilpasning i diverse kliniske og administrative systemer. Fx kan det have betydning for levering af mad, kørsel, blodprøvetagning og meget mere, som der skal tages højde for i diverse systemer (fx HH-kost, Taxi, Labka og Portørsystemet).
Proces
- Afdelingen beskriver behov og forslag i formular.
- Formular sendes til behandling i ØPA.
- ØPA foretager en indledende screening, der afdækker afhængigheder, konsekvenser og omfang, evt. i samarbejde med CEJ og CIMT.
- ØPA indleder dialog med den pågældende afdelingsledelse for yderligere afklaring og kvalificering.
- ØPA udarbejder indstilling til Direktionen, der tager stilling til forslaget.
Ved en godkendelse med eventuelle forbehold/forudsætninger igangsætter ØPA den videre proces i samarbejdet med afdelingen. ØPA er tovholder.
Ansvar og organisering
- Direktionen skal altid godkende organisationsændringer for overafdeling, afdeling og afsnit pba. indstilling fra ØPA på vegne af afdelingen.
- ØPA fungerer som administrativ tovholder internt i samarbejdet med afdeling og stabe og eksternt ift. koordineringen med CEJ og CIMT.
Kontaktperson i Økonomi og Planlægning er:
###NAVN###
Tlf. ###TELEFON###
