Kapacitetskonferencer på Amager og Hvidovre Hospital

Formålet med vejledningen er at sikre klare rammer for afholdelse af kapacitetskonferencer om indlagte patienter på Amager og Hvidovre Hospitals tre matrikler Amager, Hvidovre og Glostrup. 

Kapacitetskonferencer skal medvirke til gode patientsikre forløb af høj faglig kvalitet samtidig med god udnyttelse af den samlede sengekapacitet på hospitalets sengebærende afdelinger.

Målet med kapacitetskonferencerne er, at kapacitetsudfordringer håndteres proaktivt, og at der efter hver kapacitetskonference foreligger en plan for, hvordan det kommende døgns patientflow på alle afdelinger skal styres i forhold til den samlede kapacitet på hospitalet.

Tilbage til top

Målgruppen for vejledningen er de kliniske sengebærende afdelinger, som bidrager til/deltager i kapacitetskonferencen, dvs.:

• Akutmodtagelsen
• Afdeling for Hjerte- og Medicinske Sygdomme
• Afdeling for Medicinske Sygdomme
• Infektionsmedicinsk Afdeling
• Gastroenheden
• Ortopædkirurgisk Afdeling
• Gynækologisk og Obstetrisk Afdeling
• Anæstesiologisk Afdeling

Vejledningen finder anvendelse ved forberedelse, afholdelse og opfølgning på kapacitetskonferencen.

Tilbage til top

Sengekapacitet defineres som antal disponible senge:

• Disponible senge er det antal senge, som afdelingen aktuelt har til disposition.
• Disponible senge svarer til normerede senge fratrukket evt. senge lukket grundet vakancer, ferieafvikling mv.
• Der tages ikke højde for senge blokeret grundet isolation mv.

Der planlægges ud fra tre forskellige belægningssituationer defineret i handlingsskema ved forskellige belægningssituationer (bilag 1):

• GRØN: ≤100 % på både medicinske og kirurgiske afdelinger og på akutområdet
• GUL: >100% i enten medicinske eller kirurgiske afdelinger
• ORANGE: >100% på både medicinske og kirurgiske afdelinger samt akutområdet  
• RØD: >120% på både medicinske og kirurgiske afdelinger samt akutområdet

Om belægningssituationen er grøn, gul, orange eller rød besluttes dagligt ved hver kapacitetskonference. Til grund for vurderingen lægges et fagligt skøn for belægningssituationen det kommende døgn. Vurderingen sker med udgangspunkt i belægningsoversigt i SP og Kapacitetsoverblikket. Vurderingen tager hensyn til, om der med iværksatte handlinger er udsigt til bedring.

Tilbage til top

Generelle principper for kapacitetsudnyttelse

Principper for Sikkert Patientflow skal være styrende for den samlede kapacitetsstyring på hele Amager og Hvidovre Hospital (AHH).

Således gælder følgende grundprincipper for udnyttelse af sengekapacitet:

1. Medicinske patienter fordeles således:

1. Specialepatienter indlægges på den respektive specialafdeling uanset belægning.
2. Patienter med delir og patienter, der har behov for enestue, eks. isolation eller palliative patienter, prioriteres herefter til indlæggelse på sengeafdelinger.
3. Intern medicinske patienter fordeles med en opmærksomhed på hvilken speciallæge, der har gennemgået patienten og evt. kronisk grundsygdom. 

2. Udligning mellem matriklerne ift. belægning mellem matriklerne skal ske ved omvisitering af ambulancer, primært B-, C- og D-kørsler, alternativt ved overflytning. Konkrete aftaler laves dagligt ved kapacitetskonferencen
    
3. Der udvisiteres så vidt muligt ikke patienter fra Akutmodtagelsen på Hvidovre til sengeafdelinger i tidsrummet kl. 23-08 med mindre der lægefaglig indikation for at flytte patienten til sengeafdeling.

• Patienterne skal være modtaget på sengeafdelingerne før kl. 23. Det tilstræbes, at der kl. 23 er følgende ledige senge til at rumme nattens indtag:
  • 10 ledige senge på Akutmodtagelsen på Hvidovre (afsnit 534) søndag-torsdag og 12 ledige senge fredag-lørdag,
  • 3 ledige senge i OA på Amager og
  • 2 ledige senge i Akutklinikken på Glostrup.
• Antallet af senge nedjusteres dog i situationer med overbelægning ligesom det kan blive nødvendigt at udvisitere om natten, jf. handlingsskema ved forskellige belægningssituationer (bilag 1).

4. Alle afdelinger prioriterer tidlig stuegang og udskrivning for at understøtte hurtigt flow. For yderligere handlinger henvises til handlingsskema ved forskellige belægningssituationer (bilag 1).

Opgaver forud for kapacitetskonferencen

Afdelingsledelserne skal sikre, at der indtastes opdaterede oplysninger i Kapacitetsoverblikket, jf. bilag 2. Indtastning skal ske til de tidspunkter, som er oplistet i tabellen nedenfor.  

Indtastningen, der foretages inden kl. 11.00, danner grundlag for kapacitetskonferencen kl. 11.30.

###TABEL_1###

 

Til kapacitetskonferencen medbringer hver afdeling et overblik over:

• Sengepladser/forventet belægning på de enkelte afsnit
• Forventede udskrivelser samt forventede indlæggelser det kommende døgn (inkl. forventet tidspunkt).
• Overblik over evt. særlige forhold, som har væsentlig betydning for afdelingens sengekapacitet, fx udbrud af smitsom sygdom.
• GUL/ORANGE/RØD: Patienter, som kan flyttes til anden afdeling, ved behov for udligning mellem afdelinger.
• Amager og Glostrup: Mulighed for at modtage ekstra ambulancer, jf. dagsordens pkt. 2.2.

Inden kl. 11.00 kontakter visiterende sygeplejerske på ITA de visiterende sygeplejersker på de afdelinger, som kan forvente med at modtage patienter. Endelig beslutning om overflytning afventer dog lægeligt tilsyn. Information om forventet overflytning giver mulighed for at tage højde for dette i forbindelse med kapacitetskonferencen. ITA deltager som udgangspunkt ikke i kapacitetskonferencen.

Ved udsigt til overbelægning på de medicinske afdelinger, dvs. ved udsigt til GUL/ORANGE/RØD belægningssituation, skal flowteam (flowmaster og koordinerende sygeplejerske) forud for kapacitetskonferencen have overblik over kapacitet på de kirurgiske afdelinger (Gastroenheden, Ortopædkirurgisk Afdeling, Gynækologisk og Obstetrisk Afdeling) og indkalde relevante repræsentanter til at deltage i konferencen. Akutmodtagelsen foretager vurderingen på baggrund af aktuel belægning og indtastningerne i Kapacitetsoverblikket.

Akutmodtagelsen indkalder de kirurgiske afdelinger ved at udsende en AKC-meddelelse til de kirurgiske afdelingsledelser samt tage telefonisk kontakt til de visiterende sygeplejersker på de kirurgiske afdelinger.   

###TABEL_2###

 

Tilsvarende kan Gastroenheden, Ortopædkirurgisk Afdeling, Gynækologisk og Obstetrisk Afdeling kontakte flowteam forud for kapacitetskonferencen, hvis de har udsigt til overbelægning, som der er behov for, at de medicinske afdelinger om muligt hjælper med at håndtere. Flowteam kontaktes via koordinerende sygeplejerske på tlf. ###TELEFON###.

Ved udsigt til ORANGE/RØD belægningssituation indkalder Akutmodtagelsen endvidere direktionsrepræsentanter. Det sker ved at sende en sms til ###NAVN### (###TELEFON###) og ###NAVN### (###TELEFON###). 

Afholdelse af kapacitetskonferencen

Kapacitetskonferencen afholdes alle ugens dage kl. 11.30 i Konferencelokale 541, rum nr. 440.54.402. Konferencen afsluttes senest kl. 11.45.

Konferencen kan tilgås virtuelt. For nærmere vejledning se bilag 3

Under afvikling af konferencen vises kapacitetsoverblikket samt aktuel belægning i SP på storskærm.

Kapacitetskonferencerne ledes af Akutmodtagelsen ved repræsentant fra afdelingsledelsen, alternativt fra flowteam. Når afdelingsledelsen fra Akutmodtagelsen ikke er til stede, er de øvrige afdelingsledere, der er fysisk til stede ved konferencen på Hvidovre, forpligtede til at støtte op om flowmaster og sikre god afvikling.

Deltagelse fra Amager og Glostrup sker virtuelt, hvilket fordrer stram mødeledelse og god mødedisciplin. Det skal være tydeligt, hvem der har ordet hvornår, og intern drøftelse blandt deltagerne bør undgås.

Afholdelse af konferencen følger fast dagsorden (se nedenfor).

Kapacitetskonferencen afvikles i en respektfuld og professionel tone, herunder sker omtale af patienter med udgangspunkt i faglig vurdering af patienterne, jf. bemærkninger til dagsordenens punkt 3.

ORANGE: Ved konferencen kl. 11.30 vurderes, om der også er behov for at holde fysisk kapacitetskonference kl. 14.00.

RØD: Der afholdes endvidere kapacitetskonference kl. 14.00.

Deltagere ved kapacitetskonferencen

Deltagerkredsen ved kapacitetskonferencen kl. 11.30 og kl. 14.00 er som beskrevet i tabel nedenfor.

###TABEL_3###

* Repræsentanter fra Amager- og Glostrup-matriklen kan logge af efter dagsordenens punkt 3.

** Behov for virtuel deltagelse fra afdelingsledelser og Direktionen i weekender og helligdage vurderes ved kapacitetskonferencen den sidste hverdag op til.

Dagsorden for kapacitetskonferencen

1. Evaluering af seneste døgn
2. Status for matriklerne:
   2.1 Amager - Glostrup - Hvidovre
   2.2 Behov for udligning
3. Vurdering af belægningssituation og behov for særlig indsats i kommende døgn
4. Fordeling af patienter til afdelinger
5. Opdatering af aftalefelt

Ad 1.
Hver afdeling/afsnit gør på kort status på kapacitetsudnyttelsen det forudgående døgn, herunder om det afspejler indmeldinger og aftaler på gårsdagens kapacitetskonference.   

Ad 2.1.
Der orienteres om evt. særlige forhold, som har væsentlig betydning for afdelingens sengekapacitet, fx udbrud af smitsom sygdom.

For hver matrikel gennemgås sengekapacitet samt forventninger til udskrivelser og indlæggelser det kommende døgn med udgangspunkt i Kapacitetsoverblikket.

Ad 2.2.
Behov for udligning mellem matriklerne drøftes.

Parterne laver aftale og planlægger timing for det kommende døgn.

Koordinerende sygeplejerske fra Akutmodtagelsen giver CVI besked ved ændringer i ambulancekørsler.

Ad 3 
Belægningssituation vurderes og fastlægges (GRØN, GUL, ORANGE eller RØD), og dermed behov for ekstra indsatser og mødeaktivitet, jf. Handlingsskema for forskellige belægningssituationer.

Vigtigt at information videreformidles af visiterende sygeplejerske til alle vagthold.

Ved ORANGE/RØD belægningssituation sørger Akutmodtagelsen for, at der udsendes en AKC-meddelelse til alle afdelingsledelser.  

Ad 4 
Hver afdeling orienterer om status i afdelingen og drøfter behovet for sengepladser til medicinske patienter.

Ved omtale af patienter til fordeling tages udgangspunkt i de oplysninger, som fremgår af medicinsk flytnotat. Følgende oplysninger nævnes:

• Fulde navn
• Henvendelsesårsag
• Plan for første døgn, herunder evt. isolation og delir/risiko for delir
• Plejebehov

Fordelingsnøgle for det kommende døgn fastsættes efter forventet kapacitet og principper for fordeling af medicinske patienter, jf. ”Generelle principper for kapacitetsudnyttelse” (punkt 1) i denne vejledning.

Visiterende sygeplejerske formidler det aftalte til vagthold.

Ad 5
Mødeleder indtaster aftaler fra kapacitetskonferencen, herunder farve for belægningssituation, i Kapacitetsoverblikket.

Fordelingsnøgle ved overbelægning

Ved fuld belægning på alle medicinske afdelinger, og der samtidig ikke er mulighed for visitation til kirurgiske afdelinger (afsøges af flowteamet forud for kapacitetskonferencen), fordeles patienter til indlæggelse på de medicinske sengeafsnit efter nedenstående nøgle. Ved behov startes der efter Runde 2 forfra med Runde 1.

###TABEL_4###

Tilbage til top

De relevante afdelingsledelser er ansvarlige for de enkelte afdelingers forberedelse af, deltagelse i og opfølgning på kapacitetskonferencerne.

Akutmodtagelsen har som mødeleder det overordnede ansvar for afvikling af kapacitetskonferencerne.

Tilbage til top

-

Tilbage til top

Bilag 1_Handlingsskema ved forskellige belægningssituationer på AHH_2023 0608.pdf

Bilag 2_Brugerguide til Kapacitetsoverblik_20230213_endelig.pdf

Bilag 3_Vejledning i virtuel deltagelse i kapacitetskonference_20230214_endelig.pdf

Tilbage til top