Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Akkrediteringsstandarder
Bilag
Målgrupper og anvendelsesområde
Ledere der har ansvar for vagtplanlægningen og indberetningen i Tjenestetid.
Definitioner
Intet.
Fremgangsmåde
Retningslinjer for vagtplanlægning
- Der skal på hver afdeling være en indberetter og en godkender
- Vagtplanlægningen foregår på det enkelte afsnit i Tjenestetid/Optima
- Det er afdelingernes ansvar, at der foreligger en vagtplan, som altid kendes 4 uger frem i tiden jvf. Overenskomsterne
- Alle døgnbemandede afsnit skal anvende Min Plan/Optima medarbejder
Konsekvens
Hvis Tjenestetid/Optima ikke opdateres ugentligt, vil afsnittenes personaleforbrug ikke være korrekt gældende ferie-, afspadserings- og normtidsregnskab (for læger). Herudover vil afsnittet miste refusion for sygdom, barsel og andet.
Sagsfremstilling
Det overordnede formål med vagtplanlægningen er at sikre overensstemmelse mellem det antal medarbejdere, der planlægges med og den budgetramme, der er til rådighed for afsnittet.
Vagtplanlægningen skal sikre, at de rigtige kompetencer er til stede for at sikre en optimal patientpleje og –behandling.
Det er vagtplanlæggerens og afsnitslederens ansvar:
- at der er indberettet korrekt normperiode for alle medarbejdere på afsnittet
- at planlægge ud fra medarbejdernes normtimer, ferie- og afspadseringssaldi
- at tilknytte korrekt ”regel” (for tjek af arbejdsmiljøregler) for alle medarbejdere på afsnittet
Adskillelse af indberetning og godkendelse
Der skal være en personmæssig adskillelse mellem indberetning af data i lønsystemet og godkendelse af samme data
Dette kan gøres på følgende måder:
I Tjenestetid:
- En person indberetter og en anden ”godkender til løn”
- Er indberetter og ”godkender til løn” den samme person, skal det godkendte udskrives ved at sætte flueben i ”udskriv dokumentation” (i forbindelse med ”godkend til løn”) og dokumentationen underskrives af nærmeste leder
- Indberetter man for sig selv, skal der altid udskrives dokumentation, som underskrives af nærmeste leder
I Optima:
- Er det ikke muligt at godkende egen indberetning
Indberetning og attestation
Indberetningsgrundlag
Med indberetningsgrundlag menes vagtplanen, ugeplanen, diverse indberetningsbilag og blanketter, hvor ændringer til vagtplanen fremgår.
Indberetningsbilagene skal:
- Være attesteret af nærmeste leder
- Skal opbevares i 5 år
- Skal opbevares i henhold til GDPR reglerne
I Optima:
- Medarbejderne kan selv indberette overarbejde, afspadsering og opkald i Rådighedsvagter via Optima medarbejder, som skal godkendes af leder
Godkend til løn
I Tjenestetid:
- Overførsel af data fra Tjenestetid til lønsystemet sker automatisk hver tirsdag kl. 12
I Optima:
- Overførsel af data fra Optima til lønsystemet skal ske hver tirsdag kl. 12
Fejl- & kontrolmeddelelser i SD Kontrol
Det er vigtigt at forholde sig til alle F-meddelelser samt kontrollerer K-meddelelserne.
Se vejledning på REGI.
Brugersupport og brugeroprettelse
Vagtplanlæggere og indberettere henvender sig til Økonomi og Planlægning (Vagtplanlægningsteamet) for support
Nyoprettelse af bruger sker ved at Afdelingsledelsen udfylder ”Bruger autorisationsskemaet” (ligger på REGI) og vælger relevant brugerprofil og SD-afsnit
Audit
Audit skal sikre en korrekt registrering og afdække eventuelle behov for instruktion og vejledning
Økonomi og Planlægning gennemfører stikprøvevis sikring af at:
- Indberetningsgrundlaget opbevares i overensstemmelse med de fastsatte regler herom
- Der er overensstemmelse mellem de indberetninger, der er overført til lønsystemet og indberetningsgrundlaget
- Indberetningsbilaget er attesteret
- Indberetter man for sig selv i Tjenestetid, skal det tjekkes, at der er udskrevet dokumentation, som er underskrevet af nærmeste leder
- Planlægning og indberetning af SH-dage og særlige fridage
- Afvikling af senior- og omsorgsdage
- Kontrol af arbejdstidsregler
- Korrekt brug af lønarter
- Afvigelser på månedslønninger er korrekte
Årshjul for Audit
Rapport udarbejdes til Afdelingsledelsen, Vicedirektøren, Økonomi- og Planlægningschefen og kontaktpersonen i ØPA og evt. lokal HR
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
”Forretningsgang for løn- og personaleadministrative systemer i Region Hovedstaden” November 2022
Servicekatalog. Katalog over serviceydelser mellem Center for HR og Region Hovedstadens hospitaler, virksomheder og koncerncentre
Juli 2016
Akkrediteringsstandarder
Ingen
Bilag