Formål
At alle tager ansvar for at håndtering af sygefravær sættes i fokus, og der skabes mulighed for dialog mellem leder og medarbejder både i den konkrete situation, samt ved længere tids fravær og ved tilbagevendende sygdom.
At sikre ensrettede retningslinjer for håndtering af sygefravær, herunder:
- Syge- og raskmeldinger
- Sygefraværssamtaler
- Barns 1. og 2. sygedag
- Virksomhedens sygefraværsstatistik drøftes i MED-udvalget to gange årligt.
Fremgangsmåde
Medarbejdere
Nedenstående viser hvilke telefonnumre de forskellige faggrupper skal ringe til i forbindelse med sygdom og raskmelding:
1-1-2 Vagtcentralen
- Vagtleder 1-1-2: ###TELEFON###
- Egen sektionsleder/enhedschef
Akuttelefonen 1813
- Vagtleder 1813: ###TELEFON###
- Egen sektionsleder/enhedschef
For medarbejdere ansat ved 1-1-2, APT og Dispatch
Sygemeldingsprocedure:
Vagtleder 1-1-2 kontaktes så tidligt som muligt, dog inden kl. 06.00 ved sygemelding til dagvagt. Sygemelding til aftenvagt meldes inden kl. 09.00 og nattevagt inden kl. 12.00.
På hverdage skal egen sektionsleder ligeledes kontaktes. Er der tale om sygdom i weekenden, skal sektionsleder kontaktes førstkommende hverdag. Der ringes således ikke til sektionsleder i weekend og på helligdage. Det aftales med sektionsleder, hvornår opfølgning på sygemeldingen skal finde sted.
Kontaktes sektionsleder ikke, vil denne tage kontakt til medarbejderen.
Raskmelding skal meldes til vagtleder 1-1-2/sektionsleder senest kl. 12.00 dagen før næste vagt.
For medarbejdere ansat ved Akuttelefonen 1813
Sygemeldingsprocedure:
Vagtleder 1813 kontaktes så tidligt som muligt, dog inden kl. 06.00 ved sygemelding til dagvagt. Sygemelding til aftenvagt meldes inden kl. 09.00 og nattevagt inden kl. 12.00.
På hverdage skal egen sektionsleder ligeledes kontaktes. Er der tale om sygdom i weekenden, skal sektionsleder kontaktes førstkommende hverdag. Der ringes således ikke til sektionsleder i weekend og på helligdage. Det aftales med sektionsleder, hvornår opfølgning på sygemeldingen skal finde sted.
Kontaktes sektionsleder ikke, vil denne tage kontakt til medarbejderen.
Raskmelding skal meldes til vagtleder 1813/sektionsleder senest kl. 12.00 dagen før næste vagt.
For vagtledere 1-1-2 - Procedure og dokumentation
Ved modtagelse af sygemelding sendes interpersonel hændelse ud og ved behov UMS’es ud. Ved udsendelse af interpersonel hændelse gives ikke konkrete oplysninger om sygdom mm.
Afvigelsen registreres på afvigelisten.
Når vagtplanlægger møder ind afhenter denne afvigelisten og den videre proces for, hvem der dækker vagten aftales.
Vagtleder har ansvaret for at dække sygdom meldt fra fredag kl. 16 og frem til mandag morgen kl. 07.30.
Alle vagtledere har adgang til Optima så de til enhver tid kan danne sig det fornødne overblik over fremmødet.
Er der tale om sygdom i ambulancegruppen sender vagtplanlægger 1-1-2 afvigelisten til vagtplanlægger ambulance mhp. registrering af sygdom.
For vagtledere 1813 - Procedure og dokumentation
Ved modtagelse af sygemelding sendes interpersonel hændelse ud og ved behov UMS’es ud. Ved udsendelse af interpersonel hændelse gives ikke konkrete oplysninger om sygdom mm.
Afvigelsen registreres på dagslisten.
Når vagtplanlægger møder ind afhentes dagslisten og den videre proces for, hvem der dækker vagten aftales.
Vagtleder har ansvaret for at dække sygdom meldt fra fredag kl. 16 og frem til mandag morgen kl. 07.30.
Alle vagtledere har adgang til Optima så de til enhver tid kan danne sig det fornødne overblik over fremmødet.
Sektionsleders ansvar (personaleleder)
Personalelederen er ansvarlig for, at driften opretholdes og at nødvendige tiltag iværksættes for at sikre driften.
Særligt for 1-1-2, APT og Dispatch
Hvis sygemelding sker direkte til sektionsleder, har denne ansvaret for at give vagtleder 1-1-2 besked om sygemeldingen mhp. videre forløb.
Hvis sektionsleder modtager raskmelding, har denne ansvaret for at sende interpersonel hændelse ud, vagtleder kan evt. hjælpe med dette.
Sygefraværssamtaler
Personaleleder modtager en meddelelse via sin arbejdsmail, når der er en medarbejder der skal indkaldes til sygefraværssamtale. Medarbejdere der har seks sygefraværsdage eller tre sygefraværsperioder de sidste seks sammenhængene måneder bliver indkaldt til en sygefraværssamtale. Formålet med samtalen er at drøfte trivsel og fravær. Der udarbejdes et skriftligt referat af samtalen og af de aftaler der indgås. Referatet underskrives af medarbejderen og personalelederen. Personalelederen er ansvarlig for at arkivere referatet på P-sagen.
Ved sygefravær over 14 dage indkalder nærmeste leder medarbejderen til en lovpligtig sygefraværssamtale inden for de første 4 ugers fravær.
Virksomhedens sygefraværsstatistik drøftes to gange årligt i MED-udvalget jf. årshjulet.
Barns 1. og 2. sygedag
Det er muligt at få helt eller delvis tjenestefrihed til pasning af sygt barn på barnets 1. sygedag ud fra en vurdering af barnets alder og sygdommens karakter.
Barnets 2. sygedag kan under særlige forhold afholdes (aftales med nærmeste leder), såfremt andre muligheder ikke findes.
Følgende forhold skal være opfyldt:
- Barnet er under 18 år og har ophold hos den ansatte
- Fravær er nødvendigt af hensyn til barnet
- Det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet.
Fremgangsmåden ved barns 1. og 2. sygedag er den samme som ved egen sygdom. Vagtleder og personaleleder beslutter efter en konkret vurdering, at give medarbejderen helt eller delvist tjenestefri til pasning af et sygt barn.
Ansvar og organisering
Administrationen
Leverer relevante data til enhederne månedligt, samt ved ad-hoc forespørgsler.
Personalelederen
Ledelsen i Region Hovedstadens Akutberedskab er ansvarlig for, at instruksen bliver implementeret. Ledelsen er ansvarlig for løbende at følge op på medarbejderes sygefravær for at sikre trivsel og sikre dialog med medarbejderen ved længerevarende fravær:
- Enhedscheferne følger sygefravær i enheden og har det overordnede ansvar for, at vejledningen overholdes, og at der tages de nødvendige tiltag ved stigende eller højt sygefravær.
- Sektionslederne har ansvar for, at vejledningen følges i udførelsen af personaleledelse, at samtaler afholdes og dokumenteres i henhold til aftalerne.
Vagtlederen
Vagtledere i Region Hovedstadens Akutberedskab er ansvarlig for at følge instruksen.
Medarbejderen
Alle medarbejdere i Region Hovedstadens Akutberedskab er ansvarlige at følge instruksen.
Medarbejderen er under sygefraværet ansvarlig for at indgå i dialog med personalelederen.
