Formål
Målgrupper og anvendelsesområde
Definitioner
Fremgangsmåde
Ansvar og organisering
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag
Formål
Vejledningen har til formål at skabe en professionel og standardiseret rekrutteringsproces i Region Hovedstadens Akutberedskab.
Målgrupper og anvendelsesområde
Alle ledere i Region Hovedstadens Akutberedskab med ansvar for personale og rekruttering. Benævnes herefter rekrutterende leder.
Definitioner
HR: HR Konsulent i Administrationen
HR løn: HR Løn og Personale i Administrationen
HR Manager: Regionalt og obligatorisk e-rekrutteringssystem
Fremgangsmåde
Vejledningen er en komplet beskrivelse af det ansvar, den rekrutterende leder har i forbindelse med rekruttering, fordelt på enkelte procestrin. Den indeholder derudover nyttige links til mere information om de enkelte emner.
En typisk rekrutteringsproces tager ca. 8 uger fra den igangsættes. Dertil kommer, at den nye medarbejder sandsynligvis også har et opsigelsesvarsel på sin nuværende arbejdsplads. Der kan derfor gå lang tid, fra en rekrutteringsproces igangsættes, til den nye medarbejder starter.
HR kan altid kontaktes, hvis der er spørgsmål eller behov for sparring. Inspiration kan ligeledes hentes på Center for HRs intranet i guiden Rekruttering A til Z.
Introduktion til procestrin
Rekrutteringsprocessen er inddelt i 9 trin, som alle skal gennemføres i forbindelse med ansættelse af personale.
1. Forberedelse og planlægning af projekt
6. Endelig udvælgelse og afslag
E-rekrutteringssystemet HR Manager
Fordele ved at bruge HR Manager:
- Alle involverede har overblik over, hvor langt den enkelte rekrutteringssag er i processen
- Alle kandidater registreres digitalt
- Ensartet korrespondance med alle ansøgere sikres
- Rekrutterende leder og medlemmer af ansættelsesudvalg kan se indkomne ansøgninger når som helst og screene/rate kandidater.
Såfremt ansøgninger modtages uden om HR Manager, skal kandidaten henvises til at søge via HR Manager. Modtages uopfordrede ansøgninger, skal kandidaten henvises til Region Hovedstadens jobagent. Forslag til svar: Svar til kandidater der søger uden om HR Manager.
Det anbefales, at ledere, der ofte rekrutterer, deltager i Region Hovedstadens HR Manager kursus. Ligeledes kan HR kontaktes for et minikursus.
Ved lederrekrutteringer
Ved rekruttering af ledere skal HR altid kontaktes med henblik på anvendelse af test i rekrutteringsforløbet. HR vil bistå fra start af i processen med sparring om kompetencer, jobopslag, anvendelse af case ved 1. samtale, test og efterfølgende 2. samtale.
1. Forberedelse og planlægning af projekt
TjeklisteRekrutterendelederAnsaettelse19012016.doc
Servicebestillingsseddel12032015.doc
Bestilling IT - DPV 260917.doc
1.1 Formål
Træfsikkerhed i valget af ny medarbejder forudsætter grundig forberedelse. En god tidsplan samt tjekliste sikrer overblik, understøtter kvalitet og rette tempo i processen for hele ansættelsesudvalget.
Det er obligatorisk at anvende tjeklisten i rekrutteringsprocessen.
1.2 Proces
Rekrutterende leder har ansvar for at:
- Erkende behov
- Der kan enten være tale om genbesættelse eller om en nyoprettet stilling
- Indhente skriftlig godkendelse via e-mail fra nærmeste leder
- Heri godkendes ligeledes lønloft
- Udarbejde plan med hjælp fra tjeklisten
- Nedsætte ansættelsesudvalg ved hjælp af Region Hovedstadens guide til nedsættelse af ansættelsesudvalg
- Afklare forløb, tidsforbrug og roller med ansættelsesudvalg. Henvis dem til ovenstående link
- Sikre, at ansættelsesudvalget kender indholdet i stillingen og de nødvendige kompetencer
- Indkalde ansættelsesudvalget til formøde, samtaler samt evalueringsmøde
- Booke lokale til formøde
- Booke lokale til samtaler
- Booke forplejning til samtaler
- Gøres ud fra bestillingsseddel til serviceteam
- Bestillingsseddel printes og sættes i datoorden i mappe i administrationens køkken
- Booke lokale til evaluering
- Bestille arbejdspladsudstyr ved hjælp af bestillingsseddel såfremt behovet er der
- Denne sendes i en mail til AKUT-FP-Medarbejderadgange. Se bilag for mailadresse.
- Er der tale om nye møbler skal du tale med den ansvarlige enhedschef for facility.
1.3 Husk/Tips og tricks
Ved ny- og genbesættelse af stillinger skal rekrutterede leder vurdere, om stillingen skal genbesættes og med hvilken profil. Her bør der tænkes langsigtet og i nye baner. Følgende spørgsmål kan indgå i de indledende overvejelser:
- Skal stillingen genbesættes, nedlægges eller flyttes?
- Hvad er de aktuelle krav til stillingen, og hvilke fremtidsperspektiver er der i stillingen? Herunder hvilke arbejdsopgaver medarbejderen skal varetage.
- Ledes der efter en medarbejder med en helt ny fagprofil?
- Hvilke kompetencer findes allerede i virksomheden og hvilke vil kunne styrke opgaveløsningen?
- Er det relevant at ændre organisering, opgavefordeling eller teamsammensætning?
- Kan nogen af opgaver i stillingen overføres til andre medarbejdere som led i jobudvikling?
- Kan I tilføre mangfoldighed til personalegruppen mht. uddannelse, alder, køn og etnicitet?
1.4 For mere information
Se Center for HRs intranet: Rekruttering A til Z.
2. Tiltrækning og annoncering
Funktionsbeskrivelse_Skabelon_210814.doc
Jobopslagsskabelon - 270317.doc
2.1 Formål
At skabe de rette forudsætninger for, at tiltrække den rigtige kandidat. Det indebærer, at der ud fra en fyldestgørende funktionsbeskrivelse skal skrives et korrekt og motiverende jobopslag.
Funktionsbeskrivelsen er et krav og gør det gennemskueligt, hvilke opgaver medarbejderen får ansvar for.
2.2 Proces
Rekrutterende leder har ansvar for at:
- Tjekke/udarbejde funktionsbeskrivelse
- Ved en nyoprettet stilling skal funktionsbeskrivelsen udarbejdes ved hjælp af skabelon og sendes til HR ved opslag af stilling
- Ved et genopslag skal eventuelle rettelser til funktionsbeskrivelse sendes til HR i forbindelse med opslag af stilling
- Ved større ændringer i funktionsbeskrivelsen kan HR fremsende den eksisterende funktionsbeskrivelse, så ændringerne kan foretages direkte i denne. De større ændringer skal herefter godkendes af enhedschef og sendes til HR
- Udarbejde jobopslag ved hjælp af skabelon
- Følg strukturen i jobopslagsskabelonen
Et jobopslag skal inspirere kandidaten, og du bør derfor:
- Overveje, hvad der motiverer
- Fange kandidatens interesse i overskrift og indledning
- Skrive i et aktivt sprog – brug nutid og gør det levende at læse
- Beskrive jobbet så korrekt som muligt og prioritere opgaverne. Spørg evt. en medarbejder der sidder i en lignende stilling om, hvilke opgaver der fylder mest
- Sørge for overensstemmelse mellem jobopslag og funktionsbeskrivelse
- Søge inspiration i Region Hovedstadens ”Den gode jobannonce” ved behov
- Læse korrektur
- Hvis jobbet indebærer, at der via Center for HR indhentes straffeattest og børneattest samt evt. foretages sikkerhedsgodkendelse, skal dette fremgå af jobopslaget
- Udarbejde screeningsspørgsmål (HR konsulent kan kontaktes ved behov for sparring)
- Oprette projektet i HR Manager ved hjælp af Region Hovedstadens ”Guide til at oprette en jobannonce”, herunder:
- Udfylde projektoplysninger
- Udfylde projektleder
- Udfylde ansættelsesudvalg (anvend evt. Region Hovedstadens ”RegionH guide til at oprette brugere”)
- Tilføje sekretær som projektdeltager, såfremt du i din rekruttering har sekretærstøtte
- Udfylde screeningsspørgsmål
- Uploade opslaget til HR Manager
- Du skal IKKE publicere opslaget.
- Drøfte med HR Konsulenten, hvilke af de fire Employer Branding billeder der skal knyttes til jobopslaget
- Informere HR om, at jobopslaget er klar til kvalitetssikring og publicering via mail
- Der informeres også om andre publiceringssteder end hjemmeside og Jobnet/Jobindex, fx intranet, LinkedIn, udvidet profilannonce på Jobindex, m.fl.
- Besvare eventuelle spørgsmål fra potentielle kandidater via telefon og mail.
2.3 Husk/Tips og tricks
- Den kontaktperson, der sættes på opslaget, skal være tilgængelig i hele ansøgningsperioden
- Der skal være mellem 14 og 21 dages ansøgningsfrist. Ansøgningsfrist er kl. 12 på en hverdag
- Skriv i opslaget, hvornår ansættelsessamtaler forventes afholdt
- Såfremt, der anvendes test i rekrutteringsforløbet, skal dette anføres i jobopslaget
- Hvis det er muligt, skal lønrammen indsættes
- Er der tale om en midlertidig stilling kan opslag af stilling udelades. Spørg HR i dette tilfælde
2.4 For mere information
”RegionH guide til at oprette en jobannonce”, ”RegionH guide til at oprette brugere” og ”Den gode jobannonce” kan med fordel anvendes. Se Center for HRs intranet under Rekruttering A til Z. For inspiration til annoncering og medievalg se Annoncering og medievalg.
3. Screening
3.1 Formål
Til vurdering af kandidater skal indkomne ansøgninger læses igennem og dem, der bedst matcher de opstillede kriterier udvælges. Det skal screenes efter de samme retningslinjer.
3.2 Proces
Kommunikation med kandidater foregår (primært) via HR Manager. Der er udarbejdet standardiserede breve til Den Præhospitale Virksomhed.
Systemet sender automatisk en kvittering til en kandidat, når ansøgningen er modtaget.
Rekrutterende leder har ansvar for at:
- Grovsortere kandidater på baggrund af screeningsspørgsmål/opstillede kriterier, i HR Manager
- Ansøgninger fra kandidater, der ikke opfylder screeningsspørgsmål, kan evt. nøjes med at blive skimmet.
- Læse ansøgning, CV og bilag
- Rate kandidater i HR Manager. Ansættelsesudvalg gør det samme
- Det gøres med 1, 5 og 10 i HR Manager:
1: du ønsker ikke at se kandidaten til samtale
5: du er i tvivl
10: Du ønsker at se kandidaten til samtale
- Vær opmærksom på, at du kan skrive notater tilknyttet din rating til ansættelsesudvalget
- Se Region Hovedstadens ”Guide til håndtering af ansøgere”.
- Afholde formøde med ansættelsesudvalget, hvor I udvælger kandidater til samtale
- Trækker processen ud, kan der sendes ”ventebrev” til kandidater via HR Manager
- Indkalde til samtale
- Gøres eventuelt først telefonisk. Det letter processen, da det hurtigt kan afklares, om kandidaten kan på det foreslåede tidspunkt
- Du skal altid sende en bekræftelse via HR Manager:
Vi arbejder på at tilpasse standardmails, der sendes fra HR Manager. Indtil det er på plads bedes du tilføje følgende tekst i din bekræftelse via systemet:
”Såfremt du ikke har vedhæftet uddannelsesbeviser samt dokumentation for tidligere ansættelser, da du søgte stillingen i vores rekrutteringssystem, bedes du medbringe kopier af disse til samtalen”.
Du bedes ligeledes tilføje information om parkerings- og indgangsforhold.
- Kandidaten bekræfter samtalen i HR Manager
- Anvend muligheden for at synkronisere aftalen i Outlook med ansættelsesudvalg cc.
3.3 Husk/Tips og tricks
- Enhver kontakt med kandidater giver mulighed for at profilere Region Hovedstadens Akutberedskab – også selvom kandidaten ikke får tilbudt et job
- Hvis der er kandidater, der på ingen måde matcher stillingens krav, kan du med det samme sende dem afslag via HR Manager. Afstem evt. med ansættelsesudvalget først
- Husk særlige hensyn:
- Interne ansøgere
- Region H Match (ved denne kategori skal Center for HR altid kontaktes)
- Handicappede
Offentlige arbejdsgivere er forpligtede til at indkalde ansøgere med handicap til samtale, hvis de opfylder de formelle uddannelseskrav. Offentlige arbejdsgivere er også forpligtede til at give en handicappet person fortrinsret til stillingen, hvis den pågældende vurderes lige så kvalificeret som de øvrige. Kravet om fortrinsret gælder ikke, hvis arbejdsgiveren vælger at ansætte en person, der allerede er ansat i Region Hovedstaden.
Ansøgeren skal som udgangspunkt gøre opmærksom på sit handicap, men rekrutterende leder er forpligtet til selv at vurdere, om der eksisterer et handicap.
- Vent med at printe ansøgninger til du har valgt kandidater til samtale.
3.4 For mere information
”RegionH guide til håndtering af ansøgere” kan med fordel benyttes til screeningsprocessen. For oplysning om RegionH Match se RegionH Match - den nye tryghedsordning.
4. Ansættelsessamtaler
Jobsamtalen skal afdække ansøgerens faglige og personlige kompetencer samt ansøgerens motivation for at søge stillingen. For ansøgeren er samtalen en mulighed for at vurdere jobindhold og virksomheden som arbejdsplads. Samtalen skal foregå uforstyrret for at skabe en god dialog med kandidaten. Det er vigtigt, at det primært er kandidaten, der får taletid.
4.1 Formål
Det skal afdækkes, om der gensidigt er basis for at gå videre i processen
- Matcher kandidaten de opstillede faglige kompetencer?
- Matcher kandidaten den ideelle personprofil?
- Kan jobbet, enheden og virksomheden leve op til de forventninger, som kandidaten har?
- Giv kandidaten mulighed for at stille spørgsmål og efterfølgende træffe et valg.
4.2 Proces
Du skal tage noter undervejs, da ansættelsessamtaler er omfattet af notatpligten i Offentlighedslovens § 6 (pligt til at tage skriftlige noter). Noterne skal arkiveres i kandidatens personalesag, hvis kandidaten bliver ansat.
Rekrutterende leder har ansvar for at:
- Klargøre mødelokale forud for samtaler
- Præsentere alle i lokalet for kandidaten
- Kort informere om:
- Hvad formålet er med samtalen
- Hvor lang tid samtalen forventes at tage.
- Præsentere hvad jobbet går ud på
- Det er vigtigt, at denne del er så præcis som mulig, så kandidaten får et fyldestgørende kendskab til stillingens opgaver.
- Introducere enhed og virksomheden generelt
- Lade kandidaten:
- Præsentere sig selv og sin motivation for at søge stillingen
- Gennemgå sit CV og uddybe relevante erfaring
- Fortælle om sin person (familie, interesser etc.).
- Stille uddybende spørgsmål, der afdækker:
- Erfaring
- Kompetencer og kvalifikationer (dette er således et led i at kontrollere de formelle kvalifikationskrav)
- Personlige interesser
- Motivation.
- Vurdere om der er god kemi med kandidaten
- Bede om relevant dokumentation for: (hvis ikke kandidaten har uploadet den)
- Tidligere ansættelser
- Uddannelse
- Bede om navne på referencepersoner
- Det er et krav, at kandidaten har givet tilsagn til de referencepersoner, vi kontakter.
- Dette er et led i at tjekke de formelle kvalifikationskrav.
- Informere om den videre proces
- Såfremt, at en gyldig sikkerhedsgodkendelse er nødvendig for at bestride stillingen, skal dette tydeliggøres ved samtalen. Kandidaten skal være helt bevidst om, hvad dette indebærer. Er du i tvivl, så spørg HR Konsulenten forud for samtalen
- Afrydde mødelokale.
4.3 Husk/Tips og tricks
- Samtalen bør ikke tage mere end 45 minutter med efterfølgende 15 minutters vurdering
- ”Forbudte” spørgsmål i forbindelse med ansættelsessamtaler:
- Race
- Alder
- Handicap
- Religiøs orientering
- Seksuel orientering
- Politisk tilhørsforhold
- Planlagt eller aktuel graviditet
- Alkohol- eller andet misbrug.
- Ansøgere har oplysningspligt om væsentlige forhold, der kan have indflydelse på varetagelse af stillingen f.eks. kronisk sygdom, ekstraordinære familieforhold, etc.
- Stil åbne spørgsmål og bed om konkrete eksempler på situationer, der understøtter de kompetencer, der skal afdækkes. Undgå hypotetiske spørgsmål, fx ”Hvis du var…?”
- Såfremt, der laves notater på printede udgaver af ansøgninger, bedes disse gemt.
- Du kan evt. ved samtalen bede kandidaten udfylde ”Oversigt over referencepersoner” som så kan anvendes, når der skal indhentes referencer. Det er valgfrit – det er nok, at ansøger har givet disse informationer mundtligt.
4.3 For mere information
For inspiration til jobsamtalen se bl.a. interviewguide under Jobsamtalen – interviewguide og jobsamtale og Jobsamtalen.
5. Evaluering og referencer
SkabelonReferenceskema120315.doc
5.1 Formål
Før den endelige kandidat kan tilbydes jobbet, er der yderligere screeningaktiviteter, der skal foretages.
- Evaluere kandidat efter ansættelsessamtale i fællesskab med ansættelsesudvalget
- Indhente referencer
- Evt. have en ekstra dialog med kandidaten, hvis rekrutterende leder eller kandidaten har behov.Dette kan være i form af et møde eller en telefonsamtale.
- Screeningsaktiviteterne er med til at sikre, at kandidaten opfylder de formelle kvalifikationskrav.
5.2 Proces
Rekrutterende leder har ansvar for at:
- Afholde evalueringsmøde med ansættelsesudvalget og i fællesskab med dem udvælge den kandidat, der skal tages referencer på
- Evaluering af kandidater bør finde sted snarest efter samtalerne og gerne i fællesskab med hele ansættelsesudvalget
- Evaluering bygger på ansættelsesudvalgets vurdering af kandidaternes faglighed og personlighed med afsæt i jobopslaget
- Derefter diskuteres/vurderes det, om jobbet, enheden og virksomheden kan leve op til kandidatens forventninger og lønkrav
- Ved ansættelse af en kandidat, som på ansættelsestidspunktet er ansat inden for Region Hovedstaden, er det muligt at få indblik i kandidatens personalesag. Det sker via Center for HR Læs evt. mere via link under ”For mere information”.
- Indhente referencer på den udvalgte kandidat hos én eller flere referencepersoner, som kandidaten har meddelt. Nuværende arbejdsgiver kontaktes ikke, medmindre kandidaten har accepteret dette. Der kan stilles krav til, hvem kandidaten foreslår som reference, og det bør overvejes, om der er en årsag til fravalg af bestemte referencepersoner fx tidligere ledere
- Det er obligatorisk at indhente referencer på den udvalgte kandidat
- Der kan hentes information om kandidaten herunder styrker, udviklingspunkter, hvordan kandidaten har fungeret i tidligere stillinger og ledes bedst samt få af- eller bekræftet antagelser fra samtalen
- Der skal tages noter undervejs, da samtaler med referencepersoner er omfattet af notatpligten i Offentlighedslovens § 6 (pligt til at tage skriftlige noter). Noter skal gemmes og arkiveres i kandidatens personalesag, hvis kandidaten bliver ansat. Anvend referenceskema.
- Evt. have en ekstra dialog med kandidaten enten ved et møde eller telefonisk
- I nogle tilfælde er det en god ide med en ekstra samtalefor at sikre enighed om under hvilke vilkår, kandidaten skal ansættes. Ligeledes kan eventuelle uklarheder fra ansættelsessamtalen og gensidige forventninger afdækkes. Det kan betyde, at processen forlænges.
- HR kan kontaktes for sparring.
- Tjekke gyldig autorisation på Sundhedsstyrelsens hjemmeside ved ansættelse af læger til Akuttelefonen 1813
- Center for HR tjekker altid gyldig autorisation når ansættelsesbrevet udarbejdes. Lægerne på Akuttelefonen 1813 går dog oftest i drift hurtigt, og derfor er det nødvendigt, at vi selv tjekker, at der er en gyldig autorisation.
- Læs i øvrigt VIP "Sundhedspersonalets kvalifikationer - autorisation og udddannelsesbeviser".
5.3 Husk/Tips og tricks
- Som udgangspunkt tages kun referencer på den kandidat, der ønskes ansat. Ved tvivlstilfælde kan der dog indhentes referencer på to kandidater
- Referencer på en kandidat, som ikke får jobbet, skal destrueres.
5.4 For mere information
For information om referencer se Referencer og indblik, og for information om mulighed for indblik i personalesag se Indblik i personalesager ved rekruttering.
6. Endelig udvælgelse og afslag
6.1 Formål
Tilbyde den udvalgte kandidat jobbet og give afslag til de øvrige kandidater på en konstruktiv måde.
6.2 Proces
Rekrutterende leder har ansvar for at:
- Ringe til den udvalgte kandidat
- Tilbyde vedkommende jobbet
- Evt. forklare bevæggrunde for, at kandidaten er valgt
- Afstemme løn
- Aftale startdato
- Bede om CPR.-nr.
- Bede om oplysninger på nærmeste pårørende (skal bruges på indstillingsformularen)
- Bede vedkommende sende dig en mail med et foto (vigtigt, anvendes til at lave ID-kort).
- Skrive en bekræftelsesmail (inkl. løntilbud) til kandidat
- Vedkommende kan opsige sin nuværende stilling på baggrund af denne
- For at undgå eventuelle misforståelser.
- Sende en kopi af bekræftelsesmail til pågældende tillidsrepræsentant
- Give afslag ved at ringe til de kandidater, der har været til samtale og begrunde, hvorfor de ikke tilbydes jobbet. Dette gøres først efter, at der er opnået enighed om ansættelse af anden kandidat
- Det er vigtigt, at der gives en professionel tilbagemelding til alle ansøgere, der har vist interesse for Region Hovedstadens Akutberedskab
- Giv kandidaten konkret feedback på baggrund af dine noter
- Sig tak for interessen og den investerede tid
- Giv plads til spørgsmål.
- Efterfølgende at ændre deres status i HR Manager via tandhjulet yderst til venstre, til "afslag efter 1. samtale"
- Afsende afslag til de resterende kandidater via HR Manager
- HR Manager giver mulighed for at sende afslag til kandidater, der ikke er egnede, i løbet af rekrutteringsprocessen. Dette er en fordel, da rekrutterende leder undgår at blive kontaktet af uegnede kandidater, og kandidater får besked om, at de ikke er med i den videre proces.
- Deaktivere projektet i HR Manager
- Indskrive status på alle kandidater
- Husk at gå ind på den valgte kandidat og marker ”ansat”. Anvend vejledningen ”Guide til HR Manager: endelig udvælgelse og ansættelse”
- Destruere de øvrige kandidaters ansøgning og andre printede dokumenter.
6.3 Husk/Tips og tricks
- Kandidaten har som udgangspunkt et opsigelsesvarsel i det nuværende job, så tilbud om ansættelse i Region Hovedstadens Akutberedskab skal gives i god tid.
7. Indstilling og oprettelser
Indstilling til ansaettelse - aendring af ansaettelse - 27062017.doc
Administration
Indstilling til ansaettelse - Administrationen og Ledere 01092017.doc
Indstilling til ansaettelse - forskere 270617.doc
Indstilling til ansaettelse - Aktiv Patientstøtte -01102017.doc
Præhospital Akutmedicin
Indstilling til ansaettelse - Lægeassistent - 04102017.doc
Indstilling til ansaettelse - Akutlaege - 29052017.doc
Indstilling til ansaettelse - Akutpsykiater - 10072017.doc
Akuttelefonen 1813
Indstilling til ansaettelse - Vagtleder 1813 - 04102017.doc
Indstilling til ansaettelse - SFV 1813 - 04102017.doc
Indstilling til ansaettelse - Speciallaegekonsulent 1813 - 04102017.doc
Indstilling til ansaettelse - Uddannelseslæge - 021017.doc
112-AMK-Vagtcentralen
Indstilling til ansaettelse - Vagtleder 112- 04102017.doc
Indstilling til ansaettelse - SFV 112- 04102017.doc
Indstilling til ansaettelse - Dispatcher - 04102017.doc
Indstilling til ansaettelse - AMK laege - 04102017.doc
7.1 Formål
Visse formalia der skal være på plads i forbindelse med en ansættelse for at give den nye medarbejder en så god start som muligt. Korrekt udfyldelse af de obligatoriske dokumenter sikrer rigtig oprettelse i forhold til ansættelse og løn, samt at medarbejderens arbejdsplads er parat til første arbejdsdag.
Information om indstilling og oprettelser
For at den nye medarbejder kan blive ansat i Region Hovedstadens Akutberedskab, skal vedkommende oprettes i forskellige systemer. Først og fremmest i personalesystemet, således at Center for HR kan udsende ansættelsesbrev og oprette medarbejderen i lønsystemet. Oprettelse i Tjenestetid sker automatisk.
Det er vigtigt, at alle systemoprettelser er på plads, inden medarbejderens første arbejdsdag.
Ved tvivl om, hvilken der skal anvendes, kan HR Løn kontaktes.
Indstillingen indeholder følgende dokumenter:
###TABEL_1###7.2 Proces
Rekrutterende leder har ansvar for at:
- Udfylde indstillingsformular med alle sider og alle underskrifter
- Alle sider i indstillingen afleveres sammen med de obligatoriske bilag til HR løn
- Information om medarbejder sendes herefter til kommunikationsmedarbejder til offentliggørelse af ansættelsen på intranettet
- Gemme foto af medarbejder i ID-kort-mappen på P-drevet (P:\Faelles\ID-kort) sammen med kandidatens navn (filnavn). Foto downloades enten fra HR Manager eller er modtaget på mail.
- Når Center for HR modtager anmodningen fra HR Løn, indhenter de straffeattest og børneattest, såfremt det er et krav ift. stillingen. Den nye medarbejder skal indformeres om dette samt om evt. ansættelsesretlige konsekvenser, såfremt attesterne ikke er rene.
- Økonomi varetager oprettelserne og HR studentermedhjælper opretter ID-kort, navneskilt, mm.. Du skal regne med, at der går 14-21 dage fra du afleverer til HR Løn, til medarbejderen er oprettet i alle systemer. Der er ventetid på bl.a. BAM-ID og digital signatur.
- Særligt omkring ændringer:
- Såfremt en medarbejder går fra timelønnet til månedslønnet eller månedslønnet til timelønnet i egen enhed, anvendes indstillingen "Ændring af ansættelse".
- Såfremt en medarbejder bliver i samme funktion, men flytter enhed (pga. organisationsændringer eller andet) anvendes indstillingen til den stilling og enhed som medarbejderen flytter til, som om der var tale om en nyansættelse. Et eksempel er hvis en 1813 SFV flyttes til 112, så anvendes indstillingen "SFV 112". I disse tilfælde kan leder nøjes med, at udfylde navn, cpr.nr., timetal, dato for overflytning, underskrift samt krydse af i feltet der angiver, at vedkommende kommer fra en anden enhed.
- Har medarbejderen søgt en anden stilling internt, og har fået stillingen, skal der afleveres indstilling og bilag som hvis vedkommende var ekstern.
- Såfremt en medarbejder fortsætter i samme funktion i samme enhed, men med et ændret timetal, anses dette ikke som en del af en rekrutteringsproces. I dette tilfælde anvendes et bilag der rekvireres ved HR Løn.
7.3 Husk/Tips og tricks
- Vær opmærksom på, at oprettelse af medarbejder sker med baggrund af korrekt udfyldt indstillingsformular, samt at alle nødvendige dokumenter findes sammen med indstilling
- Oversigt på indstillingsformular kan bruges som tjekliste for, hvilke dokumenter der som minimum skal vedlægges
- Relevant enhed skal først orienteres om den nye medarbejder, når ansættelsen er endeligt bekræftet
- Nogle indstillinger vil ikke indeholde alle de beskrevne sider
- Indstillingen skal IKKE hæftes sammen, da siderne skal arkiveres forskellige steder på P-sagen.
8. Klar til start
8.1 Formål
Den rekrutterende leder har ansvar for at udarbejde introduktionsprogram, herunder forberedelse af praktiske forhold, som klargøring af arbejdspladsen og introduktion til konkrete arbejdsopgaver og nøglepersoner.
Lederen skal ligeledes sikre sig, at den nye medarbejder er rigtigt placeret i kursusportalen og figurerer på lederens oversigt.
8.2 Proces
Rekrutterende leder har ansvar for at:
- Validere, at medarbejderen står rigtigt i kursusportalen. Dette gøres via valideringsknappen øverst på medarbejderlisten i kursusportalen. Medarbejderen bør fremgå efter oprettelse i lønsystemet. Er det ikke tilfældet sendes der en mail direkte fra kursusportalen til CHR. Alternativt sendes der en mail til ###EMAIL###
- Planlægge det lokale introduktionsforløb, der bl.a. bør indeholde information om arbejdsopgaver, ansvarsområder, særlige arbejdsgange og arbejdstilrettelæggelse
- Tilmelde medarbejder til det generelle introduktionsforløb. Gøres via kursusportalen. kurset hedder "Virksomhedspræsentation i DPV" og udbydes en gang om måneden.
- Booke alle involverede
- Sikre, at arbejdspladsen og evt. udstyr er klar til den første dag
- Skrive mail til den nye medarbejder med nyttig information, som f.eks.: bekræfte første arbejdsdag og bede vedkommende sende et billede, såfremt det ikke er modtaget.
- Når billedet er modtaget gemmes det her: ###FOLDER###
- Informere Sikkerhedskonsulenten såfremt den nye medarbejder skal sikkerhedsgodkendes
8.3 Husk/Tips og tricks
- Rekrutterende leder skal være til rådighed for den nye medarbejder i opstartsfasen.
9. Start
Attest - Ny medarbejder - Udlevering og returnering af arbejdspladsudstyr - 18092014.doc
Tro_og_love_mobiltelefon_CHR21012014.doc
Attest - Privat brug af mobiltelefoni (beskatning) - 180814.doc
Skabelon Proevetidssamtale indhold dok 131015.doc
Dokumentation - afholdelse af prøvetidssamtale - 18082014.doc
9.1 Formål
Det er vigtigt, at rekrutterende leder afsætter den fornødne tid til den nye medarbejder i de første uger. Det forudsætter en ordentlig forberedelse og planlægning.
9.2 Proces
Rekrutterende leder har ansvar for at:
Medarbejderen deltager i Virksomhedspræsentation (tilmelding via Kursusportalen), der kommer omkring følgende:
- Information om Region Hovedstaden
- Region Hovedstadens Akutberedskab, herunder mission, vision, resultater, enheder, medarbejdere, arbejdsopgaver, opkald, kørsler, visitationssystem, forskning og fremtid
- VMU og personaleforeningen
- 1. niveau HLR: undersøg bevidsthed og alarmér Vagtcentralen
- Brandbekæmpelse, herunder information om alarmeringsprocedure, evakueringsplan, flugtveje, rygepolitik, forbud mod stearinlys og fokus på kendskab til instrukser
- Rundvisning og illustration af brandmateriel og branddøre/flugtveje
- Medarbejder udfylder attest om beskatning af mobiltelefon eller tro og love erklæring på, at arbejdsmobiltelefonen ikke anvendes i fritiden. Dette gør sig således kun gældende for medarbejdere der har arbejdsmobiltelefon.
- Medarbejderen udfylder kvittering på brug af garderobeskab. Kvitteringen er modtaget på mail til medarbejder og leder. Det er leders ansvar, at kvitteringen afleveres i HR postkassen ved receptionen, i HR studentermedhjælperens dueslag eller på mail til AKUT-FP-hr-adgang-og-oprettelse. Medarbejderen kan ikke tage skabet i brug, før kvitteringen er afleveret.
- Medarbejder udfylder attest på udlevering af arbejdspladsudstyr
- Den afleveres til HR løn, der arkiverer på P-sagen.
- Det er leders ansvar at få udstyr retur når medarbejder stopper.
- Lokal introduktion
- Planlægge lokal introduktionsforløb der lever op til retningslinjer, herunder ansvarsområder, specifikke behov og arbejdsopgaver, arbejdstilrettelæggelse, kvalitets-og risikostyring, mm.
- Planlægge forløb og involvere relevante aktører til en komplet plan for den første uge.
- Introducere til enhed, sektion og arbejdsopgaver.
- Der henvises desuden til særskilte vejledninger for lokal introduktion.
- Udfylde dokumentation for deltagelse i lokalt introduktionsforløb og sende til HR løn
- Sikre, at medarbejdere er placeret rigtigt i kursusportalen og figurerer på lederens overblik. Såfremt medarbejderen ikke er på lederens overblik i kursusportalen, skal leder tilføje medarbejderen.
- Afholde prøvetidssamtale efter 2 måneder
- De fleste medarbejdere i det offentlige ansættes med en prøvetid på 3 måneder iht. Funktionærloven, inden de fastansættes. I prøvetiden er opsigelsesvarslet forkortet for både arbejdsgiver og arbejdstager. Arbejdsgiveren har 14 dages opsigelsesvarsel, mens medarbejderen kan opsige jobbet med en dags varsel, med mindre andet er bestemt i ansættelseskontrakten.
- Ved opsigelse i prøvetiden gælder Forvaltningslovens krav om høring. Et opsigelsesvarsel på 14 dage, samt 1 uge til høring af sagen hos medarbejderen, betyder at vurdering af prøvetiden og indstilling til enten fastansættelse eller afsked må ske senest 3-4 uger før prøvetidens udløb.
- Sende dokumentation for afholdelse til HR løn.
9.3 Husk/Tips og tricks
- I relation til prøvetid er der forskellige regler afhængigt af, om medarbejderen kommer fra en stilling i eller uden for Region Hovedstaden:
- Uden for Region Hovedstaden: De første 3 måneder af ansættelsesforholdet betragtes som prøvetid for nyansatte
- I Region Hovedstaden: Den ansatte har som udgangspunkt ikke prøvetid.
- For inspiration og vejledning kan HR altid kontaktes.
9.4 For mere information
Læs yderligere under Når den nye medarbejder starter i sit job.
Ansvar og organisering
Ledelsen i Administrationen er ansvarlig for indhold og implementering af vejledningen. Rekrutterende ledere er ansvarlige for at følge vejledningen i forbindelse med rekruttering af nyt personale.
Referencer, lovgivning og faglig evidens samt links hertil
Bilag
Se bilag under hvert trin af rekrutteringsprocessen.